Описание проекта
В августе 2019 года Ленинск-Кузнецкий реабилитационный центр обратился в кемеровский офис компании «Первый Бит» с запросом на покупку онлайн-кассы и подключения ее к программе «Парус. Бюджет 8». Специалисты Первого Бита подобрали кассу под систему налогообложения центра, с учетом количества совершаемых продаж в месяц. Успешно подключили кассу к учетной системе и продолжили сопровождать оборудование по договору абонентского сопровождения. Все вопросы по работе кассы, продление ОФД и ФН, интеграция с учетными системами решались быстро и профессионально. Именно поэтому в 2022 году, главный бухгалтер реабилитационного центра обратился в Первый Бит в Кемерово с запросом на переход с учетной системы «Парус» на 1С.
Сотрудники реабилитационного центра использовали программу «Парус. Бюджет 8» для бухгалтерского учета, расчета заработной платы и общего кадрового учета долгое время. Однако в 2022 году Министерства социальной защиты РФ рекомендовало перейти всем центрам соцзащиты на программы фирмы «1С». Само Министерство ведет учет в программах 1С и для единства форм, сокращения времени на подготовку и предоставлении отчетности от центров в Министерство приняли решение перевести все государственные учреждения социальной защиты на 1С.
Для перехода с Паруса клиенту, в первую очередь, установили программы 1С:Бухгалтерия государственного учреждения и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. Перенос данных и настройку начали с программы 1С:БГУ. Специалисты Первого Бита выгрузили и перенесли следующие данные:
- справочник организации. Данные учреждения и его структуры (подразделения, включая иерархию, должности);
- информации по основным средствам (остатки на начало года, номенклатура, контрагенты, договора), инвентарная картотека, история изменений регистров основных средств;
- информация по номенклатурам;
- справочники по контрагентам и договорам;
- справочники по сотрудникам;
- информация по лицевым и расчетным счетам;
- информация по Центрам материальной ответственности;
- справочники для бюджетного учета (КБК, КЭК и т.д.);
- остатки по основным средствам в документ «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА»;
- остатки по материальным ценностям (Товары, материалы);
- информация по материалам в документ «Ввод начальных остатков»;
- информация по дебиторской и кредиторской задолженности в документ «Ввод начальных остатков»;
- информации по балансовым и забалансовым счетам в документ «Операция (бухгалтерская)»;
- остатки по взаиморасчетам с персоналом по оплате труда.
Также для полного переноса данных был осуществлен ввод остатков по забалансовым счетам.
После того, как все данные по бухгалтерскому учету были перенесены в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, специалисты Первого Бита настроили электронный документооборот (ЭДО). Он помог обмениваться документами через интернет с поставщиками, с которыми ведется хозяйственная деятельность. Также ЭДО помог наладить учет входящих, исходящих и внутренних документов центра. Теперь найти документ стало намного проще, не нужно искать в архивах бумажные документы, все хранится в единой системе в электронном виде. Кроме того, документы автоматически создаются в 1С и бухгалтеры теперь не тратят время на их создание в текстовых редакторах. Все документы единой формы и в них легко ориентироваться.
Третьим этапом стал переход на 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. Здесь также необходимо было перенести все данные из Паруса, чтобы продолжить учет и не заносить информацию в ручном режиме повторно.
Перенос данных зарплатного направления включил в себя перенос полных данных по всем сотрудникам центра. А именно:
- документы удостоверяющие личность с проверкой правильности заполнения;
- ИНН, СНИЛС с проверкой правильности заполнения;
- адреса проживания и прописки;
- дата рождения;
- состав семьи;
- контактная информация;
- дополнительная информация, например, инвалидность;
- стаж работы с перерасчетом;
- образование;
- трудовая деятельность;
- сотрудники с учетом работы по «Трудовым соглашениям», совместителям внутренним и внешним (табельные номера)
- графики работ сотрудников;
- банки;
- лицевые счета в банке;
- подразделения;
- должности;
- тарифные разряды;
- штатное расписание.
Для полноценного перехода также были дополнительно внесены плановые начисления и удержания сотрудников. Отразили в разрезе статей источников финансирования основные начисления по сотрудникам в бухучете.
Специалисты по учету в государственных учреждениях Первого Бита проверили и исправили данные после переноса по каждому сотруднику: плановые начисления, средний заработок для отпусков и больничных.
После переноса и проверки всех данных по бухгалтерскому и кадровому учету специалисты Первого Бита провели обучение с примерами на текущих, реальных базах клиента. Сотрудники центра научились работать в новых для них программах 1С. После обучения сотрудники центра сразу смогли:
- вести учет кадров в 1С:ЗКГУ, оформлять кадровые документы и выгружать отчеты;
- рассчитывать зарплату;
- рассчитывать НДФЛ и страховые взносы;
- формировать различные отчеты: регламентированные в контролирующие органы (ФСС, ПФР, ИФНС), воинский учет работников организации и другие стандартные, универсальные отчеты.
- вести учет зарплаты работников организации в бухгалтерском и налоговом учетах.
После проекта Ленинск-Кузнецкий реабилитационный центр заключил договор сопровождения 1С:КП (ИТС) ПРОФ с Первым Битом. Сейчас программы 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ находятся на официальной поддержке. В рамках этого договора бухгалтеры и кадровые сотрудники центра обращаются на круглосуточную линию консультации Первого Бита с вопросами по работе в программах, что особенно актуально в отчетные периоды.
Светлана Кирзиенок, главный бухгалтер ГБУ «Ленинск-Кузнецкий реабилитационный центр для детей и подростков с ограниченными возможностями»