Описание проекта
В ноябре 2020 года представители «Газпром метанол» обратились в компанию «Первый Бит» в Томске для переноса текущей системы электронного документооборота (СЭД) с программы Directrum на Directrum RX на отечественную операционную систему AstraLinux. Кроме того клиент рассматривал возможность перехода с текущей системы СЭД на 1С:Документооборот (входит в реестр отечественного ПО) из-за больших затрат на поддержку и перенос текущей системы.
Специалисты компании «Первый Бит» провели встречу для обсуждения возможных вариантов перехода на отечественную операционную систему и СЭД. Кроме того, провели анализ текущей системы хранения документов в Газпром Метанол. Оценили возможность переноса документооборота из системы Directum в 1С:Документооборот и описали порядок работ по внедрению, представили возможности программы и преимущества ее перед аналогичными системами.
По итогу подробно проведенной оценки и презентации программы 1С:Документооборот и плана ее внедрения, заказчик принял решение о переходе с системы Directum на 1С:Документооборот. Томский офис Первого Бита предоставил подробное коммерческое предложение под требования и специфику заказчика. Отдельно представили условия использования лицензионной программы 1С:Документооборот и операционной системы Astra Linux, стоимость и порядок работ по внедрению 1С и переноса архива документов с предварительным расчетом на основе своего опыта реализации подобных проектов, который подтвержден наличием статуса 1С «Центр компетенций по документообороту» и статусом официального партнера Astra Linux. Именно поэтому «Газпром Метанол» выбрал Первый Бит в Томске в качества партнера по автоматизации.
Перед началом внедрения 1С:Документооборот необходимо было развернуть российскую операционную систему Astra Linux на серверных мощностях заказчика. В качестве базы данных использовалась PostgreSQL, в качестве веб сервера – Apache. На момент выполнения работ было принято решение использовать версию платформы 8.3.18. С выходом новых версий платформы 1С активно адаптирует платформу для Linux систем. Для того, чтобы система документооборота могла удовлетворять всем требованиям заказчика, специалисты Первого Бита реализовали дополнительные настройки и доработки.
Далее специалисты Первого Бита провели внедрение системы 1С:Документооборот КОРП по этапам:
- Обследование процессов на предприятии в части документооборота. Этот этап важен для понимания реальных бизнес-процессов в компании. Именно текущие стандарты работы в Газпром Метанол были перенесены на систему 1С:Документооборот. Специалисты Первого Бита изучили структуру предприятия, взаимосвязи пользователей и подразделений, проинтервьюировали ключевых пользователей, собрали «боли» по работе в старой системе и пожелания к новой.
- Моделирование и настройка процессов в программе 1С:Документооборот. На этом этапе мы перенесли бизнес-процессы компании на новую систему. Настраивали виды используемых документов, шаблоны автозаполнения файлов, маршруты движения документов.
- Тестирование настройки программы. Это техническое тестирование провели специалисты Первого Бита совместно с ИТ-специалистами Газпром Метанол . Они проверили корректность настроек, отсутствие ошибок.
- Запуск опытной эксплуатации. Опытная эксплуатация происходила в формате очного обучения на пилотной группе пользователей. В рамках обучение рассматривались все ньюансы работы в 1С, отличия от старой системы, реализованные настройки. Такой формат опытной эксплуатации помог выявить ряд дополнительных бизнес-процессов, которые не были выявлены на этапе обследования. Обратная связь от большего количества пользователей помогла скорректировать настройки системы для максимального удобного перехода и использования среди всех сотрудников компании.
- Параллельно с очным обучение мы подготовили подробные инструкции по работе с 1С:Документооборот с учетом бизнес-процессов компании. Эти инструкции помогли не только перевести всех текущих сотрудников на новую систему, а также стали полезным инструментом для новых сотрудников Газпром Метанол.
Также параллельно с этими этапами шли работы по переносу архива документов с Directum в программу 1С:Документооборот. Программисты 1С написали правила обмена для переноса, которые позволили перенести не только архив файлов с 2013 года, но и все цепочки движения документов из прошлой системы. Сотрудникам «Газпром Метанол» не пришлось создавать и согласовывать документы заново, они просто продолжили работать в новой программе.
Архив документов с 2013 года был достаточно большой и его перенос в новую систему занимал много времени. Поэтому чтобы не допустить остановку работы на предприятии, саму процедуру переноса архива мы провели во вне рабочее временя. Важно отметить, что в старой СЭД был ряд документов, по которым не были завершены все процессы. Именно поэтому через неделю был выполнен второй перенос остаточных документов. Это помогло сотрудникам Газпром Метанол «незаметно» начать работать в новой системе и не нарушать сроков работы из-за дополнительного согласования уже ранее согласованных документов.
После переноса архива и обучения пользователей новая система документооборота была запущена и в ней начали работать все сотрудники Газпром Метанол. В течение недели после запуска, специалист Первого Бита по документообороту был на предприятии целый рабочий день для помощи и консультации пользователей.
Сейчас сотрудники Газпром Метанол успешно работают в новой системе документооборота. Кроме этого, мы заключили договор на абонентское сопровождение 1С для поддержки системы и реализации дополнительных возможностей по требованию заказчика.