Описание проекта
На старте проекта сотрудники компании «Спектр» вели бюджеты в документах Excel. Компания нуждалась в более удобной системе, которая позволила бы ускорить сбор и анализ данных для формирования БДР и БДДС, снизить трудозататы сотрудников на их составление.
Для автоматизации было выбрано решение «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ» на базе 1С:Бухгалтерия 8. Эта комбинация позволяла настроить работу с бюджетами и сбор данных для регламентированной и управленческой отчетности с минимальным количеством доработок типового функционала.
Внедрение контура «Бюджетирование» системы БИТ.ФИНАНС позволило решить задачи, поставленные перед проектной командой Первого Бита:
- Автоматизирован и ускорен сбор плановых и фактических данных БДДС и БДР. Бюджет движения денежных средств и Бюджет доходов и расходов теперь планируются в системе БИТ.ФИНАНС. В некоторых случаях настроены специальные условия и правила для получения фактических данных в отсутствии прямого соответствия. Фактические данные теперь автоматически формируются исходя из данных бухгалтерского учета.
- Настроен консолидированный отчет по движению денежных средств. Благодаря функции БИТ.ФИНАНС по получению остатков бухгалтерского учета и получению фактических данных по необходимым управленческим аналитикам был сформирован консолидированный отчет. Для данного отчета доступна функция отсеивания ВГО, что позволило пользователям увидеть полную картину по БДДС. В результате, руководство оперативно видит движение денежных средств и кассовые разрывы.
- Настроен консолидированный отчет о финансовом результате. Возможности БИТ.ФИНАНС по получению зависимых оборотов и получению фактических данных по необходимым управленческим аналитикам позволили сформировать консолидированный отчет о финансовом результате. Для данного отчета также использовали функцию исключения ВГО, что позволило пользователям увидеть полную картину по БДР. Теперь руководство и учредители оперативно видят данные по главным финансовым показателям компании: «Выручка до налогообложения», «Чистая прибыль» и др.
- Разработаны внешние консолидированные отчеты стандартной формы, утвержденной Министерством финансов РФ. Данные, собранные системой БИТ.ФИНАНС, с помощью внешних отчетов были приведены в утвержденную форму отчетности о финансовой деятельности. Таким образом, к отчетам по форме Минфина можно прилагать типовые отчеты в качестве расшифровки.
- Проведено обучение и прописаны инструкции по работе с настроенной системой. После настройки системы, было проведено обучение ответственных лиц по работе в системе. Были прописаны инструкции на случаи внесения изменений в бюджеты и условия сбора данных. Это позволило сотрудникам ООО «УК «Спектр» самостоятельно сопровождать программу с минимальным привлечением консультантов и программистов ИТ-интегратора.
Мы довольны функционалом программы «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ» и подходом к работе специалистов компании «Первый Бит». Процесс автоматизации финансовых процессов и управленческого учета был организован поэтапно, проектная команда действовала профессионально и придерживалась запланированных сроков.
Удалось достичь целей, которые мы ставили на этапе старта проекта: снижены трудозатраты при работе с планированием и контролем затрат. Управленческая отчетность легко формируется в любой момент времени. Это позволяет прогнозировать, каким будет финансовое положение компании, повышает обоснованность принимаемых решений. Мы довольны результатами совместного проекта и планируем дальнейшее развитие системы.
А.В. Панфилов, главный бухгалтер ООО «УК «спектр»