Описание проекта
В учреждении работает более 400 человек. Ежемесячно заполняется более 500 кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев — окладов, классных чинов, различных надбавок и премий с учетом источников финансирования.
Функция главного распорядителя бюджетных средств и большое количество используемых кодов бюджетной классификации требуют точного учета бюджетных данных (ассигнований, лимитов бюджетных обязательств, полученных объемов финансирования) и своевременного внесения в эти данные изменений на основании уведомлений, законов о внесении изменений в закон о бюджете, а также в случае внесения технических правок. При редактировании бюджетных данных необходимо сохранять историю изменений.
Еще одна важная для учреждения задача — учет большого количества операций по нефинансовым активам (основные средства, материальные ценности, нематериальные активы) с указанием получателей и их местоположения. При оформлении этих операций необходимо быстро создавать и согласовывать складские и бухгалтерские документы. В связи с запланированным на лето 2021 года переездом в другое здание учреждению предстояло практически единовременно оформить и подписать сотни документов о перемещении и списании основных средств.
Программное обеспечение, использовавшееся в учреждении для регламентированного учета и расчета зарплаты, морально устарело. Документы согласовывались на бумаге. Многие задачи кадрового учета выполнялись вручную. Например, не было автоматизировано формирование штатного расписания, сотрудники вносили изменения в расписание и составляли отчеты о занятости ставок вручную, возможности быстро получить информацию по вакантным ставкам не было. При формировании приказа на отпуск кадровик брал карточку сотрудника и считал, сколько у сотрудника осталось дней из резерва отпусков, а затем руками вносил эти данные в приказ. Много времени уходило на расчет зарплаты сотрудникам, подготовку регламентированной и управленческой отчетности.
Думе требовалась новая информационная система, которая помогла бы организовать оперативный контроль исполнения смет, ускорить формирование регламентированной отчетности, подготовку кадровых документов и расчет зарплаты. Необходимо было организовать оперативный складской учет, внедрить систему внутреннего электронного документооборота и ускорить согласование документов о поступлении, выдаче и списании нематериальных активов.
Для решения поставленных задач были выбраны системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Партнером по внедрению стала компания «Первый Бит».
Из-за карантина и ограничений по Covid-19 внедрение решений выполнялось удаленно. В ходе проекта были разработаны правила переноса справочников, остатков по счетам учета и другой накопленной в старых программах информации. Между конфигурациями «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» реализован автоматизированный обмен данными о подразделениях, должностях и сотрудниках.
Проект был реализован в сжатые сроки: переход на 1С:Бухгалтерию государственного учреждения занял всего 3 месяца, на 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения — 5 месяцев.
Альфия Медхатовна Тагаева, главный бухгалтер Московской областной думы