Описание проекта
В 2019 году, согласно новым требованиям Законодательства Республики Казахстан, компания столкнулась с обязанностью использовать модуль "Виртуальный склад" в Информационной Системе Электронных Счетов-Фактур (далее ИС ЭСФ) РК для учета товаров, на которые распространяется обязанность оформления сопроводительных накладных на товары (далее СНТ).
Компания использовала разные автоматизированные системы для ведения бухгалтерского и кадрового учетов – западное и казахстанское ПО соответственно. Однако эти системы не были синхронизированы между собой.
Как результат, современные требования законодательства оказались несовместимы с используемыми продуктами.
Источники происхождения в ЭСФ, СНТ и операции по движению товаров на "Виртуальном складе" производились сотрудниками вручную без синхронизации данных, в то время как управленческий и финансовый учет компания вела также вручную в программе Excel. Подача и утверждение заявок на оплату также не было автоматизировано, осуществлялось путем печати счета на оплату и отправки распечатанного документа руководству на утверждение.
В масштабе такой крупной компании как "РауанНТех" все это создавало большие риски ошибок в учете, потери времени на рутинные операции в разных информационных системах и необходимость дополнительных корректировок для соблюдения требований законодательства. Таким образом, необходимость обновления системы учета стала критической для компании. Заказчик принял решение осуществить переход на новую программу, которая позволила бы обеспечить необходимый функционал в рамках типовой конфигурации в одной информационной среде.
Для реализации перехода Заказчик обратился в IT-компанию "Первый Бит" в Алмате.
В качестве основы были выбраны решения на платформе "1С:Предприятие 8":
- "1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана", ред. 3.1.
- "1С:Бухгалтерия для Казахстана" ред.3.0 с интегрированным модулем БИТ.ФИНАНС.
В ходе внедрения была осуществлена миграция данных с прежних систем учета в "1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана" ред.3.1 и "1С:Бухгалтерия для Казахстана" ред.3.0. Дополнительно была настроена интеграция между этими базами данных, обеспечивающая оперативный обмен информацией для корректного ведения бухгалтерского учета.
Была автоматизирована работа финансового отдела, а также оптимизирован процесс сбора отчетов.
В ходе проекта были внедрены доработки в отчетах и печатных формах для ведения управленческого учета в соответствии с регламентами головной организации:
Разработан отчет "Планирование предстоящих загрузок" для осуществления анализа контрагентов, заключивших доходные договоры за определенный период, и планирования отгрузок товаров с учетом спецификаций по договорам. Для этого необходимо корректно регистрировать договоры и вносить спецификации в документ "Проект договора". Дополнительно требуется отслеживать перемещения товаров на склад "Товары в пути" и вести учет произведенной продукции. Отчет также предусматривает добавление дополнительного реквизита "Место доставки" в справочник "Контрагенты" для отображения этой информации в договорах и отчете.
Разработана внешняя печатная форма "Инвойс в валюте". Эта форма предназначена для удобного оформления и представления информации о выставленных счетах-фактурах в валюте. Форма будет заполняться автоматически данными из документа "Счет фактура – выданный", а также статичными данными, не зависящими от содержания документа.
Разработан функционал для удержания косвенных доходов. Этот функционал разработан для автоматического удержания косвенных доходов сотрудников в документе "Разовое начисление" с целью упрощения процесса налогообложения. Он позволяет легко удерживать суммы налогов и заполнять соответствующие регистры при нажатии на кнопку "Удержать", основываясь на информации о сотрудниках и размерах их косвенных доходов.
Разработана печатная форма "Технологическая инструкция". Печатная форма разработана для создания отдельных листов на каждую готовую продукцию в отчете о производстве за смену. Она содержит подробную информацию о продукте, включая партию производства, требуемое количество, нормы трудозатрат, смешивание, упаковку и тип бочек. Форма позволяет систематизировать данные о производстве и обеспечивает удобство использования для оперативного контроля и анализа производственных процессов.
Разработана печатная форма "Накладная на отпуск запасов". Печатная форма разработана для использования заказчиком при реализации товаров в валюте отличной от валюты регламентированного учета. Она позволяет автоматически заполнять суммы в различных валютах на основе данных из документа "Реализация товаров и услуг", учитывая курс взаиморасчетов. Также форма содержит двуязычные названия колонок и заголовков.
Разработана печатная форма "Акт выполненных работ". Печатная форма разработана для использования заказчиком при реализации услуг в валюте отличной от валюты регламентированного учета. Она автоматически заполняет суммы в долларах США на основе данных из документа "Реализация товаров и услуг" и рассчитывает стоимость в тенге с учетом курса взаиморасчетов. Остальные параметры формы заполняются согласно типовому функционалу акта выполненных работ, а названия колонок и заголовков указаны на русском и английском языках. Форма доступна для печати только для документов с валютой отличной от валюты регламентированного учета.
Внедрение модуля "БИТ.ФИНАНС" позволило расширить функционал системы, включив в себя следующие возможности:
Запуск подсистемы "Казначейство" для регистрации заявок на оплату и формирования реестра платежей (ранее производилось вручную), что обеспечивает более эффективное управление финансовыми потоками.
Внедрение подсистемы "Учет договоров", что позволяет систематизировать информацию о заключенных соглашениях и контрактах, а также выгружать договоры с автоматической привязкой данных в формате pdf.
Возможность создания технических спецификаций договоров и автоматизированное исполнение договоров в соответствии с графиками платежей и начислений, что существенно оптимизирует процесс управления контрактами и соблюдение финансовых обязательств.
Запуск подсистемы "Закупки" для регистрации заявок на потребность пользователей и контроля закупок в компании.
Также в рамках модуля "БИТ.ФИНАНС" развернуто мобильное приложение, обеспечивающее удобный доступ к системе учета. Была проведена настройка IT оборудования заказчика для интеграции мобильного приложения с учетной системой. Это позволило успешно подключить и сконфигурировать приложение на мобильных устройствах лиц, принимающих решения в компании Заказчика. Теперь эти лица могут осуществлять согласование заявок на расходование денежных средств в режиме реального времени, независимо от своего местоположения. Это значительно оптимизирует процесс согласования заявок и обеспечивает более оперативное принятие решений.
Для автоматизации процесса обмена документами и упрощения учета товаров и услуг, в соответствии с Законодательством РК, была настроена интеграция с ИС ЭСФ Республики Казахстан.
Таким образом компанией "1С:Первый Бит" успешно реализован проект по переходу на новую учетную систему в течение 7 месяцев. Для клиента создано единое информационное пространство на базе платформы "1С:Предприятие 8", в котором ведутся сразу несколько учетов: бухгалтерский, налоговый, кадровый, производственный и управленческий.
