Описание проекта
Novolaser – группа компаний, работающих под одним брендом. Требовалось внедрить бюджетирование по подразделениям и центрам финансовой ответственности. Центрами финансовой ответственности (ЦФО) для группы компании было признано направление деятельности, вне зависимости от организации или клиники. Под направлением деятельности подразумевается организационно-распорядительные и управленческие функции, сопровождающиеся, в том числе полномочиями по получению дохода и осуществлению расходов. Например, коммерческая служба, маркетинг, медицинский департамент, информационные технологии и т.д. При смене ответственных лиц – главного бухгалтера и финансового директора, встала задача правильного ведения управленческого учета и организации бюджетирования, а также формирования консолидированных данных по группе компаний.
Раньше работали в семи базах «1С:Бухгалтерия Предприятия». Базы были обособленны друг от друга, обмена данными не было. Для сбора общей информации по группе компаний, необходимо было выгружать и сводить все данные вручную. Планирование и бюджетирование делали в таблицах Excel, фактическое исполнение бюджета не собирали, анализ делали только по данным регламентного учета, что для целей управленческого учета не подходит. Не было возможности собрать консолидированную отчетность по всем компаниям.
Для автоматизации управленческого учета и бюджетирования специалистами компании «Первый Бит» были предложены программные продукты «1С:Бухгалтерия предприятием КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом» и БИТ.ФИНАНС Управленческий учет для «1С:Бухгалтерия предприятием КОРП». Связка этих продуктов позволяет консолидировать все данные по компании и правильно принимать управленческие решения. Первый Бит офис Краснодар на Кожевенной были выбраны исполнителями проекта как квалифицированная команда с опытом автоматизации финансового учета.
Управленческий учет в БИТ.ФИНАНС построен на плане счетов бюджетирования в разрезе статей бюджетов, ЦФО, подразделений, проектов. По статьям оборотов бюджетирования формируется фактическое исполнение мастер-бюджетов БДДС и БДР. На основе документов бухгалтерского учета формируются проводки в управленческом учете, используя встроенный механизм сбора факта и трансляции. Механизм трансляций создает параллельный управленческий учет с записями бухгалтерского учёта. В результате формируются статьи бюджета с нужными аналитическими разрезами (Проект, ЦФО, Подразделение). Например, документ «Списание с расчетного счета», с помощью механизма трансляций проводка д91-к51 по удержанию комиссии банка создает проводку в управленческом учете со статьей оборота «Банковские расходы» в разрезе аналитик в бюджете компании.
БДДС служит для распределения финансовых потоков по местам хранения денежных средств (банковские счета, кассы и др.), а также для контроля за расходованием денег в рамках утвержденных бюджетов. Целью составления данного бюджета является управление платежеспособностью компании, а именно недопущение возникновения кассовых разрывов. Бюджет показывает предстоящий кассовый разрыв по организации, сигнализирует о том, что необходимо найти финансирование для покрытия расходов, а также показывает какое количество средств не работает и их можно пустить во внутренние или внешние инвестиционные проекты.
БДР – это ключевой бюджет, который создается на будущий год (квартал) с целью планирования и управления доходами, расходами и прибылью предприятия. Показывает все расходы и доходы по мере их формирования, не все расходы признаются по мере их оплаты. Например, приобретение медицинского оборудования, оплата происходит сразу, но расходы списываются на себестоимость услуг постепенно, ежемесячно, согласно принятой учетной политике.
БДР показывает рентабельность бизнеса в целом, а также его бизнес единиц (подразделений – медицинских клиник).
Все доходы и расходы сгруппированы по статьям оборотов. Например, административные расходы, расходные материалы, налоги, приобретение основных средств, поступления от учредителей, выручка от основной деятельности и т.д.
Планирование бюджетов в Novolaser происходит «снизу-вверх», когда каждый ЦФО исходя из стратегических целей компании и планов работы своих подразделений, формирует бюджет своего ЦФО. Далее финансовый директор составляет мастер бюджет группы компаний, который проходит ступенчатое согласование и корректировки в процессе утверждения. Планирование квартальное. Согласование бюджетов делается в Excel, в программу 1С попадает уже принятый и согласованный бюджет.
Сбор фактических данных исполнения бюджетов
Сотрудники централизованной бухгалтерии занимаются сбором фактических данных по бюджетам и контролем за их исполнением. Прием заявок на оплату происходит в программе БИТ.ФИНАНС, платежи проходят проверку на соответствие бюджета и процедуру согласования.
Для распределения фонда заработной платы по компании был доработан справочник «Физические лица». В карточку физического лица добавлены обязательные реквизиты: ЦФО и статья оборота. Заработная плата сотрудников компании относится к разным направлениям деятельности, соответственно и ЦФО разные. Если по ошибке при формировании карточки физического лица не внесено ЦФО, программа выведет окно ошибки и не позволит провести документ без обязательных реквизитов. Доработка карточки физического лица позволяет при выплате заработной платы автоматически распределять ее по ЦФО и статьям бюджетов.
При формировании бухгалтерских документов формируются аналитики по бюджетам БДДС и БДР. Благодаря механизму трансляции происходит сбор информации об исполнении бюджетов по статьям оборотов. Количество настроенных трансляций в Novolaser около 1000, то есть практически на каждый вид операции есть механизм получения данных в управленческом учете из бухгалтерского учета.
Так же для формирования статей оборотов в управленческом учете используется документ «Установка зависимых оборотов». В документе «Установка зависимых оборотов» формируется зависимость одной статьи оборотов от другой. К примеру, при формировании платежного документа, будет формироваться статья оборотов комиссия банка как в БДДС, так и в БДР.
Благодаря настроенным трансляциям и зависимым оборотам план-фактный анализ формируется по нажатию одной кнопки по направлениям деятельности и компании в целом. Общепроизводственные и общехозяйственные (косвенные) затраты могут распределяться на все направления согласно правилам, принятым в компании.
В программе внедрен блок консолидации. Консолидация – это такое представление отчетности группы из нескольких компаний, как будто это одна компания. В управленческом учете было исключено влияние внутригрупповых операций на показатели отчетности. Также исключены взаимные задолженности, выручка и затраты по внутригрупповым операциям. Настроены консолидированные отчеты Управленческий баланс, БДДС И БДР.
Настроены права доступа для различных ролей в бухгалтерии и финансовой службе. В БИТ.ФИНАНС существуют типовые настройки ролей, например, Исполнитель казначейства, Казначей, Исполнитель бюджетирования, Главный бухгалтер, Финансовый директор и другие. Настройка ролей гибкая – можно дать доступ по определенной статье расходов по конкретному перечню организаций. Может так же быть настроены права на просмотр или редактирование. Проведено обучение ответственных лиц по работе с программой БИТ.ФИНАНС.
