Описание проекта
Прежде компания ООО «Слаботочные системы» использовала разрозненные программы с ограниченным функционалом. Из-за этого большую часть задач учетной деятельности сотрудникам предприятия приходилось выполнять вручную в Excel. Менеджеры и специалисты тратили много времени на поиски ошибок при проведении план-фактного анализа движения денежных средств, вместо того, чтобы заниматься более актуальными проблемами.
В результате руководство не могло принимать своевременные решения так как не было возможности регулярно отслеживать выполнение финансового плана.
Ранее финансовый директор успешно сотрудничал с компанией «Первый бит», используя продукт БИТ.ФИНАНС, поэтому было принято решение вновь обратиться именно в эту компанию.
Партнером по реализации проекта был выбран офис на пл. Александра Невского в Санкт-Петербурге, который имеет большой опыт работы с компаниями строительной сферы. В качестве программного продукта было выбрано «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Управленческий учет».
Модуль позволяет контролировать все денежные потоки компании и сократить излишние расходы – планировать и формировать платежи.
Например, используя платежный календарь, можно увидеть реальные денежные потоки, которые формируются как по приходу, так и по расходу (рисунок 1). Есть возможность увидеть информацию о наличии свободных денежных средств на начало и конец дня. При формировании платежного календаря решаются следующие задачи:
- организуется контроль предстоящих расходов с учетом планируемых поступлений;
- формируется информационная база о движении денежных средств;
- производится ежедневный учет изменений, происходящих в информационной базе;
- анализируется вероятность наступления кассового разрыва;
- осуществляется поиск дополнительных источников финансирования для покрытия кассового разрыва;
- рассчитывается потребность в краткосрочном кредитовании при временном несовпадении приходных и расходных денежных потоков;
- анализируется финансовое положение компании на конкретную дату.
Рисунок 1 – Платежный календарь
В программе можно автоматически создавать платежные поручения (рисунок 2).
Рисунок 2 – Формирование платежных документов
С помощью нужных и простых управленческих отчетов компания может принимать и анализировать обдуманные решения. Например, используя план-фактный анализ по прогнозам платежей (рисунок 3). Данный анализ может выполняться как и по всей компании, так и по отдельным центрам финансовой активности. Проведение этого анализа позволит узнать, что именно дает положительные или отрицательные отклонения.
Рисунок 3 – План-фактный анализ по прогнозам платежей
Таким образом, программный продукт «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Управленческий учет» позволяет компании ООО «Слаботочные системы» добиться существенного повышения эффективности управления компанией за счет того, что есть возможность вовремя среагировать на изменения и оперативно принять необходимые меры, тем самым снизить риски при реализации строительных проектов.
Важным результатом автоматизации для нас является возможность своевременно контролировать доходы и расходы строительного проекта и избегать отклонений от запланированного бюджета. Автоматизация улучшила детализацию данных, содержащихся в таблице бюджета, сократила долю ручных вычислений и, в конечном итоге, снизила вероятность технических ошибок при формировании финансовых планов.
Золотых Татьяна, финансовый директор