Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Караганда
Поиск

Карагандинская промышленная компания автоматизировала документооборот с помощью Битрикс24

Заказчик

Промышленная компания «БАС Карьер» занимается добычей полезных ископаемых в Карагандинской и Павлодарской областях. Основными направлениями деятельности являются недропользование и грузоперевозки автомобильным транспортом. В производственной компании работают свыше 1000 как полевых, так и офисных сотрудников. 


40

Количество автоматизированных рабочих мест

1000

Количество сотрудников

Описание проекта

Компания развивается в промышленном секторе, где коммуникация с заказчиками строго регламентирована и требует особого контроля, в том числе юридического.


Тем не менее до автоматизации бизнеса сотрудники вели переговоры в Google Workspace, согласовывали заявки через электронную почту, передавали бумажные документы из отдела в отдел. Договоры терялись, задачи в служебных записках персонал исполнял через раз и кое-как. От дефицита контроля страдала вся компания, но особенно — юридический отдел и отдел закупок.


Специалисты Первого Бита проанализировали процессы компании и предложили следующий сценарий качественных перемен на базе коробочной версии Битрикс24.:


  1. Разработка корректной структуры компании в Битрикс24
  2. Автоматизация документооборота для офис-менеджера, юридического отдела и отдела материально-технического снабжения.

Разработка корректной структуры компании в Битрикс24


Чтобы сотрудники легко и оперативно находили нужных им коллег, специалисты Первого Бита воссоздали в Битрикс24 иерархию компании и распределили бизнес-роли для удобной коммуникации и оперативного согласования договоров и заявок.

Структура компании в Битрикс24


Теперь каждый работник может хранить документы в единой системе, создавать чаты по сделкам, а руководители — ещё и организовывать видеоконференции (летучки), выстраивать задачи, назначать исполнителей и контролировать эффективность персонала. Потерять договор отныне невозможно; упустить важное поручение теоретически реально, однако скрыть пробел в работе уже не получится. Всё заточено на результат и всё под контролем.


Автоматизация документооборота для офис-менеджера


Текущие задачи компании администрирует офис-менеджер, поэтому в данном блоке в первую очередь мы подключили почту входящей и исходящей корреспонденции. Каждое утро менеджер просматривает письма от контрагентов и сотрудников, а затем распределяет задачи, назначает ответственных и выставляет дедлайны. Удобно. Отдельно мы настроили работу с исходящей корреспонденцией для персонала. 


Сотрудник отдела создаёт в Битрикс24 документ, формирует его по шаблону (данные контрагента подтягиваются из карточки автоматически), прикрепляет, если нужно, файл и направляет офис-менеджеру. Тот проставляет номер документа, визирует письмо цифровой подписью директора — и направляет имейл адресату. 


Таким образом, специалисты Первого Бита оцифровали весь документооборот. Теперь никакой бумажной волокиты.

Формирование исходящей корреспонденции


Автоматизация работы по служебным запискам


Кроме прочего, чтобы облегчить и ускорить корпоративную переписку, специалисты Первого Бита настроили смарт-процесс. Сотрудник, которому необходимо получить разрешение на, например, закупку техники или утвердить бюджет отдела, прямо в Битрикс24 формирует по шаблону служебную записку и отправляет её руководителю на согласование. Если документ составлен корректно, руководитель в один клик даёт добро, назначает исполнителей — и содержание записки преобразуется в задачу для компетентного персонала. По итогу работы исполнитель меняет статус задачи на «Исполнено» и прикрепляет отчёт.


Автоматизация документооборота юридического отдела


Смарт-процесс, подобный административному, специалисты Первого Бита внедрили и в юротдел.


Когда руководителю, скажем, производственного отдела, нужно заключить договор с новым контрагентом, он открывает вкладку «Проект договора», заполняет поля и отправляет заявку в юридический отдел. Запрос преобразуется в задачу, ответственный за неё юрист проверяет контрагента, составляет договор, согласовывает его с директором и высылает инициатору заявки. Сотрудник через Битрикс24 подписывает документ с клиентом и всё — можно начинать совместный проект.


Архив договоров и прочей документации хранится в базе системы.


Заявка на подготовку нового договора


Выдача доверенностей

Отдельной важной задачей было автоматизировать выдачу доверенностей — процесс, который отнимал как минимум треть рабочего дня юристов. 

Как теперь: в Битрикс24 инициатор запроса создаёт заявку, прикрепляет к ней служебное удостоверение и указывает основание для выдачи доверенности. Это занимает примерно минуту. Далее задача падает в юротдел, ответственный юрист готовит документ, прикрепляет файл в заявку на согласование и направляет директору, а также прочим руководителям, если доверенность требует особого контроля. Руководство утверждает документ цифровыми подписями, статус задачи меняется на «Исполнено» — и инициатор запроса может действовать от лица компании. 


Таким образом, рутина, которая до автоматизации скрадывала у сотрудников (и менеджеров, и юристов) 3-4 часа в день, сократилась до 30 минут на всё про всё.


Заявка на выдачу доверенности


Согласование договора от поставщика


В случае, когда необходимо подписать договор, инициированный контрагентом (и созданный, понятное дело, не по шаблону компании), юридический отдел должен тщательно проверить документ. Этот сценарий мы наладили через смарт-процесс «Готовые договоры».

Юрист получает проект договора, если нужно, вносит правки и направляет сотруднику, который контактирует с контрагентом. Этот сотрудник согласовывает и подписывает документ по вышеописанной воронке, а затем возвращает его второй стороне.

 

Автоматизация документооборота отдела материально-технического снабжения


Чтобы упорядочить, облегчить и ускорить согласование закупок компании, мы внедрили дополнительный модуль для отдела материально-технического снабжения. С его помощью персонал может формировать заявки на приобретение товаров или заказ услуг.

В Битрикс24 сотрудник формирует служебную записку, указывает контрольное лицо или оставляет поле пустым (в этом случае заявку по умолчанию согласовывает руководитель подразделения). После согласования заявка преобразуется в задачу для отдела закупок. Менеджер отдела-исполнителя подбирает поставщиков и предлагает их на комиссии (можно провести онлайн-конференцию прямо в системе). Дальше уже по накатанной воронке: юристы оформляют договор по шаблону (или проверяют внешний); директор или сотрудник от лица компании подписывает договор; финансисты оплачивают счёт, после чего заявка возвращается отделу закупок. Все эти операции персонал выполняет в единой корпоративной системе, поэтому менеджер по закупкам видит всю историю сделки, в том числе приходно-кассовый ордер. Не надо звонить коллегам и уточнять детали и статус задачи.


Служебная записка в отдел материально-технического снабжения

Задачи проекта

1

Создать единую площадку для внутреннего документооборота

2

Построить прозрачную организационную структуру по сотрудникам компании, с присвоенными правами согласования

3

Повысить исполнительскую дисциплину, благодаря оцифрованным задачам, статусам исполнения поручений

4

Исключить потери по обращениям в компанию как внешних, так и внутренних клиентов, благодаря подключению почтовой корреспонденции в Битрикс24

5

Автоматизировать процесс согласования внутренних заявок на оплату, на приобретение товаров и закупу услуг, согласование договоров, визирование руководством

6

Создать шаблон договора в системе для облегчения процессов по работе с договорами

7

Автоматизировать выдачу доверенностей с визированием ответственных сотрудников

Результаты работы над проектом

  1. Сокращение на 50% времени, которое сотрудники тратят на рутинные операции.
  2. Повышение на 30% контроля качества работы. Директор и руководители подразделений могут контролируют каждый этап работы.
  3. Персонал трудится в единой системе.
  4. Любой документ можно сформировать в пару кликов и согласовать моментально.
  5.  Офис-менеджер, а также сотрудники юридического и материально-технического отделов оперативно обрабатывают запросы коллег.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение