В компании с широкой филиальной сетью и с расположением в нескольких странах требовалось автоматизировать несколько контуров документооборота внутри компании по следующим направлениям:
Для аналитики действия HR-подразделений созданы несколько отчетов по работе рекрутеров:
- Общий отчет собирает детальные данные по всем вакансиям, офисам и подразделениям. Подробной информацией о вакансии: дата открытия, закрытия, приостановке, срок, статусе, дата выхода на работу, ФИО нового сотрудника, категория персонала.
- Сводный отчет по подбору – это аналитический отчет о сроках подбора в разрезе подразделений, должностей. Позволяет оценить эффективность работы рекрутеров.
- Сводный отчет по статусам показывает какое количество заявок находится в работе в целом по компании, какое количество на рассмотрении Job Offer, в ожидании выхода, количестве закрытых вакансий и приостановленных
3. Прием сотрудника, доступ к программам и нормативным документам, увольнение
После согласования условий трудового договора и подписанием между РУСКОН и кандидатом в «1С:Документооборот» формируются задачи по приему нового сотрудника в компанию.
Ответственному за прием ставится задача принять сотрудника в системах «1С:ERP» и «1С:Зарплата и управление персоналом», внести необходимые данные о новом сотруднике.
Запускается комплексный процесс подготовки рабочего места для сотрудника. Комплексный процесс – цикл задач для службы ИТ: выдача необходимых по должности доступов с набором прав к программам, телефонии, почтовой учетной записи, выдачу оборудования и прочие.
При переходе сотрудника между подразделениями также запускается комплексный процесс по выдаче нового набора прав, доступов и инструкций. Эта мера способствует улучшению адаптации сотрудника к новому месту работы и упрощает процесс входа в новую должность.
При увольнении сотрудника ставится ряд задач для ответственных в разных подразделениях для выполнения регламентных действий: создание приказа на увольнение, расчет заработной платы, закрытие всех доступов в корпоративных каналах РУСКОН, электронный обходной лист при увольнении.
4. Согласование командировок
В «1С:Документооборот» реализован процесс согласования командировок. Создается заявка на командировку, заполняются поля: ФИО, должность, филиал, место назначения, ЦФО затрат, необходим ли аванс, какие еще будут расходы. Заявка проходит стадии согласования согласно маршруту.
После согласования отделу кадров ставится задача создать приказ на командировку, секретарю на бронирование и оплату выбранных гостиниц и билетов, финансовому отделу заявка на аванс по командировке.
На основании заявки на командировку создаются документы: заявка на аванс, авансовый отчет. Поля автозаполняемые и требуют минимум времени для создания документов.
Авансовый отчет отправляется в 1С:ЕРП по обмену для учета затрат.
5. Интеграция через брокер сообщений RabbitMQ
В РУСКОН используется 30 программных продуктов 1С. Требовалось оперативное управление обменами данных. Для того чтобы связать все программы были проанализированы и формализованы потоки данных, по всем базам выделены сущности, объекты, поля (ИНН, КПП, названия и т.д.).
Произведены работы по интеграции со стороны программных продуктов 1С. Для каждого программного продукта сделана доработка-расширение. При наступлении прописанных событий данные выгружаются на брокер сообщений RabbitMQ для другой системы, другая система получая сообщение от RabbitMQ распаковывает сообщение и принимает данные. Настроены очереди, контроль последовательности. Все доработки «1С:Документооборот» нужно было делать с пониманием того каким образом они будут связаны с другими конфигурациями. Какие объекты должны уйти по обмену, статус обмена и анализ причин ошибок.
Основная часть интеграций производилась силами проектной команды РУСКОН, часть силами проектной команды Первый Бит. Интеграции были сделаны нетиповыми средствами программных продуктов, что позволило добить высокого уровня управляемости обменов.