Описание проекта
В компании Работа.ру не было единого контура для сбора фактических значений выручки. Данные нужно было выгружать отдельно из электронного документооборота, из 1С:Бухгалтерии, из личных отчётов сотрудников, и объединять их в единый отчёт. Это не позволяло, во-первых, быстро получать отчёт по фактическим значениям выручки. Во-вторых, такой трудоёмкий и многоэтапный процесс сопровождался ошибками по вине человеческого фактора. Например, из электронного документооборота может быть выгружен неактуальный договор, или сотрудник допустил ошибку при вводе данных. Из-за этого данные в отчёте не отражают действительность. В третьих, такой способ работы не даёт контролировать расходы и устанавливать лимиты. Из-за этого понять, что бюджет был превышен, можно уже только по факту, когда чаще всего уже ничего изменить нельзя. Если процесс контроля не автоматизирован, а выполняется исключительно сотрудниками финансовой службы, то, так как нет единой системы, отследить, что бюджет уже превышен или вот-вот будет пересечёт лимит – очень сложная задача. Сотруднику нужно знать план, знать факт и знать, какие заявки на расходование денежных средств сейчас находятся на согласовании.
Также и с получением результата по доходам. Чтобы руководству компании понять, будет ли достигнут план по выручке, нужна единая система, которая объединяет в себе и данные из электронного документооборота, и данные по бухгалтерскому учёту, и данные финансовой службы. И, чтобы увидеть план день в день, также нужна система, которая оперативно выгрузит отчёт со всеми показателями и актуальными данными.
Работа.ру обратились в компанию «Первый Бит», чтобы получить решение, которое в первую очередь автоматизирует контроль за исполнением бюджета, упростит процесс сбора значений выручки и объединит данные из разных систем в едином пространстве.
Эксперты Первого Бита проанализировали работу компании и предложили программу БИТ.ФИНАНС:Управленческий учёт. В ней есть важные для компании возможности:
- Полная синхронизация с системой регламентированного учета.
- Возможность гибкой настройки маршрутов согласования объектов системы.
- Удобный пользовательский интерфейс для мониторинга состояний документов.
- Возможность разграничения доступности реквизитов на форме документа в зависимости от статусов документа и прав пользователя.
- Автоматизированный механизм формирования первичных бухгалтерских документов на основании составленных заявок, с поддержанием сквозной аналитики управленческого учета.
- Возможность прикрепления внешних файлов любых форматов к документам, хранение прикрепленных файлов.
- Интерактивный платежный календарь для оперативного управления денежными средствами компании.
Ключевыми пользователями БИТ.ФИНАНС:Управленческий учёт стали сотрудники отдела финансового управления, инициаторы затрат компании, руководители центров финансовой ответственности и их заместители в рамках управленческой структуры компании. Первый Бит провели для них обучение и аттестацию по работе с программой, так что сразу после завершения проекта компания на 100% использовала возможности БИТ.ФИНАНС.
В рамках проекта возникла необходимость перенастройки матриц согласования в связи с организационными изменениями в компании, проектная команда офиса Павелецкая компании «Первый Бит» оперативно отреагировала на возникшие изменения. Благодаря грамотно спроектированной системе мы решили все поставленные на проекте задачи, самой важной из которых являлась автоматизация превентивного контроля.
Вадим Шаповалов, генеральный директор, ООО «РДВ-софт»
