Бесшовный переход за 4 месяца на «1С:ERP Управление предприятием» и автоматизация двенадцати подразделений крупнейшего российского производителя изделий из пластика

Описание проекта

Основная учетная система на предприятии была "1С:Управление производственным предприятием" 1.3. Конфигурация "1С:УПП" требовала внесения изменений, что влекло сложность обновления. Много изменений было внесено в блоки транспортной логистики, журналы маршрутов, расчет индивидуальных нарядов производственных рабочих, отчетности по продажам. Доработки создавались в первую очередь для удобства пользователей и получения управленческой отчетности. Было важно при переходе на "1С:ERP" сохранить аналогичный функционал и данные из предыдущей учетной системы.

1. Управление продажами. CRM

• отсутствие стандартов ввода новых элементов справочников контрагенты, номенклатуры;
• дублирование элементов справочников: как следствие замедлялась работа и необходимо было регулярно корректировать такую НСИ;
• отсутствие синхронизации между CRM "Битрикс24" и "1С:УПП", отсутствие единого рабочего окна для менеджеров продаж, ручной перенос информации, как следствие ошибки в данных и неоптимизированное использование рабочего времени.

У производственно-технологического отдела, отдела продаж и отдела логистики отличались требования к ведению учета продукции. Например, полное наименование товара могло отличаться от наименования для склада. Сотрудники заполняли элементы справочников контрагенты и номенклатура по-разному (даже при внесении идентичных товаров). Периодически нужно было полностью проверять все справочники НСИ, наводить в них порядок и приводить к единому виду. Был разработан регламент ввода информации, автоматизирован бизнес-процесс и ограничен доступа по ведению НСИ, что позволило сократить трудозатраты на приведение НСИ в порядок на 1 рабочий день в месяц. Также доработано ведение учета артикулов и занесение фотографий для каждого цвета (характеристики) с возможностью выгрузки на сайт.

Менеджеры отдела продаж используют в качестве CRM системы "Битрикс24", но всю информацию приходилось дублировать вручную (справочники, сделки, счета, продажи, коммерческие предложения), т.к. отсутствовала синхронизация между системами. Сейчас настроена двусторонняя интеграция между "1С:ERP" и "Битрикс24", благодаря чему трудозатраты времени менеджеров продаж сократились на 30%. У отдела продаж была потребность автоматизации подготовки коммерческих предложений из "1С". Каждый менеджер готовил прайс-лист вручную, могли возникать ошибки при копировании и заполнении цен или наименований. Сейчас из "1С" можно выгружать стандартизированные КП, с соблюдением фирменного стиля и правил айдентики ООО "СПГ" и сразу добавлять фотографии продукции. В два раза сокращено время менеджеров отделов продаж на подготовку коммерческих предложений клиентам. Около 40% клиентов работают по типовому договору, в остальных случаях составляются индивидуальные договоры, которые необходимо согласовывать отдельно по почте между службами. Нужно было отслеживать сроки их действия, например, для пролонгации договора. Не было возможности указать срок оплаты по договору в рабочих днях или указать определённые платежные дни клиента.

Также были проблемы с отчетом по кредитной линии, который из-за ошибок некорректно выводил просроченную кредиторскую задолженность. Необходимо было настроить отражение сроков договора в "1С:ERP" и условий оплаты. В системе доработан отчет по кредитной линии, который используется для анализа просроченной задолженности, а также на его основании составляется план платежей. Удалось снизить трудозатраты рабочего времени финансового директора примерно на 19%, за счет исключения ручного отслеживания условий договоров и перепроверки корректности отчета по кредитной линии.

2. Управление логистикой

• множество постоянных доработок текущей системы "1С:УПП" в виду разработанного собственными силами функционала и обновлений "1С".

Был смоделирован и перенесен в "1С:ERP" процесс сборки груза. На складе готовой продукции при сборке груза используют документ "Упаковочный лист". Для сборных паллет (с разными характеристиками и цветами товара) в документ отдельно выводятся строки характеристик, а в печатной форме номенклатура группируется по количеству. Чтобы не было путаницы и пересорта при формировании заказа на отгрузку, каждый упаковочный лист (задание на отгрузку) распределяется между кладовщиками. По факту отгрузки упаковочный лист передается в отдел логистики.

При печати пакета отгрузочных документов для каждого контрагента указывается набор и количество экземпляров печатных форм. Была сделана доработка для печати документов – к ним формируется общая товарно-транспортная накладная на несколько накладных, чтобы избежать путаницы и ошибок с документами Для некоторых контрагентов (например, крупные сети АШАН, МЕТРО и другие покупатели) используются собственные штрихкоды и артикулы. Чтобы данные формировались корректно систему доработали для подмены реквизитов в некоторых печатных формах.

В компании есть сезонности складской нагрузки, в пик сезона даже в выходной день вызываются кладовщики и водители для формирования отгрузки. В "1С" были доработаны категории складской нагрузки (по продукции и по машинам), данные выводится в журнал маршрутов. Это позволяет прогнозировать необходимое количество сотрудников (кладовщиков, грузчиков и водителей) на склад в сезон.

Заказы контрагентам обычно доставляются сторонними транспортными компаниями. Для отправки заказа клиенту используется документ "Маршрут" - в нем указывается класс транспорта, исходя из объема заказа: транспортная компания, которая будет осуществлять доставку, контакты водителя и сумму доставки. Одновременно формируется "Транспортный заказ" для компании-перевозчика, исходя из маршрута доставки и количества паллет, подбирается транспорт на перевозку. Документ необходим для удобства формирования отгрузки, а также для учета все затрат и суммы доставки, которая распределяется пропорционально паллетам (заказам). Из документа "Маршрут" выводится сумма к возмещению – те затраты на доставку, которые выставляются счетом клиенту.

Для отдела логистики был доработан отчет "Журнал маршрутов" - основное рабочее место логиста по планированию и сопровождению отгрузки. В Журнале отслеживаются блоки снабжения и сбыта (что необходимо доставить от поставщиков транспортными компаниями), распределенные заказы (по которым уже сформирован документ "Маршрут" с указанием каким транспортом будет осуществляться доставка – наемным или самовывозом), нераспределенные заказы (по которым еще не сформированы маршруты). Каждый этап работы с заказом подсвечивается цветом (например, статус "Согласовано" подсвечен зеленым), выводится плановое время прибытия дату и вид отгрузки - это позволяет логистам планомерно распределять загрузку по дню. Отчет можно настроить под каждого пользователя (для сотрудников логистики, склада, отдела продаж, и службы охраны). Отдельно в отчете рассчитывается процент транспортных расходов.

Если каких-то позиций не хватает для отгрузки, отдел логистики использует доработанный отчет по недостающей продукции. В нем указывается дата остатков и период анализа заказа покупателей. По желаемой дате отгрузки оценивается потребность, по остаткам – фактическое наличие и определяется потребность для дозаказа или производства.

• служба снабжения работает отдельно, вне информационной системы в Excel.

Каждый менеджер службы снабжения работал отдельно со своими поставщиками вне УПП, все контакты контрагента были только у менеджера. Учет закупок велся в Excel таблице только по фактически закупленным объемам, не учитывались неоплаченные заказы и потребность в закупке. Заказы формировались по почте, отдельно подписывался договор, счет (иногда с задержками) подавался в оплату в бухгалтерию. По факту прихода на склад вручную оформлялось поступление товаров. При этом ответственные за прием работают по пятидневной рабочей неделе, а поступление на склад может производиться и в выходные дни и до наступления понедельника данные в "1С" вносились не оперативно. Оперативные остатки по ТМЦ и учет товаров в пути велись некорректно.

При переходе на ERP служба снабжения была вовлечена в единую информационную систему. Это позволило сократить риск потери контактов при увольнении сотрудника. Учет заказов поставщикам позволит видеть в системе плановые даты прихода сырья и материалов, что позволит формировать более точные оперативные планы производства, анализировать платежный календарь для прогнозирования кассовых разрывов и снижения вероятности их наступления. Снижена просрочка задолженности по оплате поставщикам из-за несвоевременно переданной менеджерами информации.

4. Складской учет

• неполноценное использование WMS-системы, ручное оформление операций;
• большое количество брака и неликвида из-за отсутствия учета входного контроля при приемке товаров.

Учет в части складской логистики велся ограниченно, в основном только при приемке готовой продукции на производство. На складе использовались устаревшие терминалы сбора данных. Wi-Fi не покрывает полноценно весь склад, из-за этого ТДС подвисают и приходится оформлять вручную документы перемещения из производства. Для этого кладовщик должен был вернуться со склада к компьютеру и оформить перемещение. Это растягивалось по времени и создавало лишнюю загрузку на персонал. Для автоматизации процессов приемки, сборки, размещения и отгрузки готовой продукции с помощью WMS-системы было разработано мобильное рабочее место кладовщика для "1С:ERP". Сотрудник с мобильного приложения может оперативно проводить все складские операции. Сокращение времени ввода операций до режима "день в день" позволит сократить трудозатраты грузчиков и кладовщиков на 15% и повысит оперативность принятия управленческих решений.

На складе сырья и материалов учет велся в бумажных журналах, данные не переносились в учетную систему. Сотрудников обучили работе со своим блоком документов – теперь в системе сразу фиксируется прием товаров с дефектом, отражения факта некачественного товара и финансовых документах, возврат поставщику. Учет входного контроля и отбраковка остатков при приемке повысила корректность данных о текущих остатках сырья и материалов.

5. Производственный учет и планирование

• отсутствие технологических карт в системе (только отдельно в Excel), плановых калькуляций и, как следствие более сложный учет производственных операций;
• проблемы с печатью этикеток, применение некорректных этикеток и отправка заказчику не его продукции и логистические затраты на исправление таких ситуаций;
• отсутствие очереди производство на готовую продукцию в учетной системе, в виду чего спрогнозировать выпуск продукции было невозможно;
• пропуск плановых профилактических ремонтов оборудования из-за отсутствия графика ППР в едином информационном пространстве.

В УПП производственный учет велся только по нормам расхода в разрезе спецификаций. Технологические карты использовались только в бумажном виде. Все изделия производились на термопласт-автоматах (ТПА) путем отлива или термоформирования сырья в пресс-формах, если в термопласт-автомате используется нестандартная пресс-форма, для такого ТПА нет отдельно разработанной технологической карты. Данные по нормам наладки оборудования собирались в эксель и дублировались в "1С". Была разработана общая база нормативно-справочной информации для производства в ERP, что позволяет производить дополнительные расчеты для управленческой информации (например, график производства, плановую маржинальность по сделке, план-фактный анализ себестоимости).

После формирования ежемесячного плана производства поступает большое количество дополнительных заявок на выпуск продукции от отдела продаж. Такие данные передавались в производство отдельными заказами. Необходимо было вносить корректировки и пересчитывать в экселе график производства с учетом приоритета по срокам от отдела продаж.

В "1С:ERP" запущен функционал формирования заказов на производство напрямую от менеджеров, все заказы сразу вносятся в план производства. Также создается план продаж на следующий месяц и на 3 месяца по заказам и оценочным прогнозам в разрезе номенклатуры. Из отчета "Планирование загрузки" (в котором аккумулируются данные по остаткам, продажам прошлого года и плану отгрузки на ближайшие месяцы) можно оперативно вносить изменения в план производства.

На каждую смену производства предварительно формировалось задание только в Excel, факт выполнения выпуска продукции по сменам отражался там же. Если были дополнительные заявки на производство и выпуск сверх планового ассортимента, данные добавлялись вручную на бумаге и по факту исполнителей переносилось в Эксель. Мото-часы работы оборудования, простои, все наработки часов по оборудования отмечали начальники смен в Эксель-табличках. Нельзя было построить корректный и актуальный план производства или реально учитывать загрузку оборудования. Теперь план производства и очередность отражается сразу в "1С:ERP", все дополнительные заказы из отделов продаж попадают в общий план. Можно анализировать загрузку оборудования, автоматически сформировать сменное задание. Это позволит снизить простои оборудования и выпускать готовую продукцию на 3-10% в месяц больше.

Применяются разные этикетки для печати на короб (транспортные этикетки), этикетки на паллеты (логистические), а также применяются индивидуальные этикетки. Макеты для них постоянно меняются и не унифицированы, многие макеты приходится править вручную. Справочник "Информация о макете этикеток" был неупорядочен, а для транспортной этикетки нельзя было выбрать полный комплект необходимой маркировки. Сейчас в "1С:ERP" при вводе новой продукции отдельно формируется её индивидуальный макет, транспортной и логистической этикетки. Это сокращает время на подготовку и внесение изменений в этикетку, а главное – уменьшает логистические затраты на доставку некорректно промаркированной продукции.

В затратах предприятия на оплату производственному персоналу учитываются простои (например, в связи с плановой профилактической переналадкой, сменой пресс-формы после определенного количества смыканий) и амортизация пресс-форм. Для этого ведутся индивидуальные наряды по факту работы сотрудника каждой смены. В них отражается оборудование, счетчики оборудования на начало и конец смены (по ним считается количество смыканий пресс-форм для учета профилактической переналадки), факт и брак выпуска, выполнение дополнительных работ, сумма к начислению и надбавка сотруднику. Учет выработки и ввод данных из индивидуальных нарядов позволит проанализировать наработку по пресс-формам (количество смыканий) и прогнозировать даты ремонта и остановки оборудования.

Было много потерь после ТО и ремонтов, т.к. часть информации отражалась только в эксель и некорректно принималась к учету. Например, после ремонта пресс-форма может производить на одно изделие за смыкание меньше и эти данные были только в Excel таблице, без отражения в "1С". Не формировался заказ-наряд на выполнение ремонтных или профилактичеких работ, их учет тоже велся отдельно, при этом остальные службы должны знать об остановке оборудования. Были проблемы с несвоевременно сдачей пресс-форм на профилактику. Учет ремонтной деятельности, напоминание в системе о сроках профилактике или текущем ремонте позволит учитывать доступность оборудования и вести корректный график производства. Также это поможет вести корректный учет затрат на ремонты и анализировать их.

6. Объемно-календарное планирование

• отсутствие анализа загрузки оборудования;
• некорректное планирование закупок;
• невозможность учитывать корректировки плана производства;
• заполнение плана производства в Excel.

План на производство составляется на год укрупненно по категориям, также есть отдельный инвестиционный план по новой продукции. На месяц составляется план производства на основании плана продаж. Данные приходилось дублировать в Эксель (для планирования по сменам и станкам) и в "1С:УПП" для общего плана производства. Из-за этого возникали расхождения, например, с планированием закупок подекадно. В плане производства нужно учитывать процент загрузки оборудования, количество рабочих по схеме технологических карт, замену станка, а также анализировать состояние и загрузку пресс-форм. После расчета графика производства по очереди из плана производства в системе будет возможен анализ загрузки оборудования. Корректировки плана производства позволят скорректировать очередь заказов и выполнить перепланирование графика производства по оборудованию, что снизит просрочки заказов клиентов на 10%.

Ежемесячно формируется план закупок на основании плана продаж. Все планирование велось в Excel: данные о страховом запасе сырья и минимальные партии на заказ, актуальные рыночные цены, оценочный прогноз списания сырья и остатки на производстве. Фактическое поступление также дублировалось в эксель. Перенос планирования закупок в "1С:ERP" позволяет в дальнейшем создавать заказы поставщикам, а также автоматически получать информацию по план-факту закупок для корректного планирования обеспечения производства.

7. Учет затрат и расчет себестоимости

• нет оперативного расчета себестоимости в ежедневном режиме: реальную маржинальность можно просчитать только после закрытия периода;
• отсутствие отчетов по отсрочке, задолженности и оплатам транспортным компаниям: как следствие невыполнение своих контрактных обязательств перед поставщиком.

Сейчас в "1С:ERP" есть возможность настроить расчет оперативной себестоимости регламентно на каждый день для анализа маржинальности сделки с клиентом в оперативном режиме для принятия управленческих решений.

Разработано формирование актов по транспортным затратам по наиболее оперативной информации логистики (с подтверждением первичными документами) для анализа затрат и финансового управления в автоматизированном режиме. Это позволяет исключить повторный ввода информации бухгалтером и сокращает его трудозатраты на 1,5 рабочих дня в месяц.

8. Финансовая отчетность, казначейство и бюджетирование

• ведение платежного календаря в Excel, нерациональное использование рабочего времени сотрудников;
• отсутствие учета задолженности по договорам и учета параметров договоров: в виде чего возникали ситуации нарушения контрактных обязательств и со стороны клиентов, и со стороны поставщиков;
• невозможно анализировать маржинальность продаж по статьям затрат, только по нормативам. Только плановая маржинальность продаж, по фактической данные не учитывались.

Платежный календарь формировался в Excel (по отчету по кредитной линии, планируемым предоплатам). Туда добавляются счета на оплату по закупкам и платежам от подразделений. Если нужна предоплата – счет на оплату не вносится в план, на основании бумажного счета сразу формировалось платежное поручение. Поступление денег планировалось на основании авансов покупателей по планируемым отгрузкам. Не учитывались параметры соглашений договоров в системе. Сейчас учет бюджета движения денежных средств полностью ведется в "1С:ERP" (при этом возможен прямой ввод или загрузка из Excel). Учитываются предоплаты по условиям соглашения для построения БДДС. Также есть раздельный учет задолженности по договорам (по календарным или рабочим дням). Фактическое снижение трудозатрат каждого ЦФО на 1 рабочий день в месяц.

Руководство предприятия хотело анализировать маржинальность продаж по статьям прямых затрат, раньше маржинальность рассчитывалась только по нормативам. Себестоимость конкретного изделия нельзя было разбить по статьям затрат. Невозможно было увидеть маржинальную прибыль на конец дня (прогнозную маржинальность до фактической реализации). Использовании серийного учета в системе позволит получать фактическую маржинальность по статьям затрат реализованной продукции. Реализован расчет и фиксация прогнозной маржинальности по сделке и план-факт прогнозной и фактической маржинальности.

9. Регламентированный учет

• низкий приоритет обновления регламентированной отчетность в "1С:УПП";
• некорректные обновления форм статической отчетность;
• множественные ошибки в отчетах, декларациях и формах.

10. Кадровый учет и расчет заработной платы

• штатное расписание и график отпусков ведется в Excel, следовательно начисление заработной платы велось в полу-ручном режиме;
• некорректно рассчитывается остаток отпусков из-за разной вредности профессий, в виду чего в начисление заработной платы необходимо было вносить коррективы - ручной пересчет корректировок при изменении МРОТ, что опять же вело к дополнительным трудозатратам на начисление заработной платы - некорректных расчет страховых взносов и стажа для вредных профессий и приходилось вручную корректировать отёчность для фискальных органов.

На предприятии для более 270 сотрудников применяется 8 различных графиков работы, при этом табели учета рабочего времени заполнялись по каждому подразделению отдельно в Excel, консолидировались и отдельно переносились в УПП. В штатном расписании указывались оклад и надбавки, почасовая тарифная ставка и условия вредности. Эти данные были только в эксель-таблице. График отпусков не велся, текущие остатки отпусков некорректны.

В "1С:ERР" можно вести полноценное штатное расписание и график отпусков. Автоматизирована отчетности по кадровому учету. Дорабатываются средства корректировки расценок по видам работ при изменении МРОТ. Значительно снижены трудозатраты бухгалтера по заработной плате. Вводится доработка по формированию кадровых перемещений на один день по сменам, которые не попадают по вредные условия труда, что позволит на 15-20% сократить время работы бухгалтера.

11. Управление качеством и охрана труда

• рекламации заполняются вручную в Excel, также вручную собираются комментарии от руководителей: не рациональное использование трудовых ресурсов сотрудников;
• нет возможности отслеживать рекламации (нет чек-листа проверок, нет статистики в системе), как следствие невозможность систематизировать информацию для принятия управленческих решений - проблемы печати сертификатов на готовую продукцию при отгрузке, необходимо было вручную создавать сертификат;
• отсутствие комментариев ОТК в системе, невозможность оперативно отследить информацию по качественному соответствию продукции - нет норм получения и списания спецодежды, СИЗ и отходов, а также учета медосмотров. Снижение материальных затрат на ТМЦ в эксплуатации.

В "1С:ERP" настроено ведение учета рекламаций и их последующий детальный анализ. Была разработана форма печати сертификата (для случаев, когда сертификат еще действует, но уже вступил в силу новый документ), автоматизация процесса формирования дополнительного сертификата сократит трудозатраты менеджера на 5%.

В системе необходимо вести серийный учет сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции для анализа прослеживаемости партий изделий. Это позволит получить фактическую маржинальность по статьям затрат. Автоматизирован ввод данных по журналам ОТК. Подключение ТСД для ввода данных позволяет повысить оперативность получения 20%.

Уникальность и инновационность проекта

1. Проект был выполнен в кратчайшие сроки. Фактически до внедрения прошло 4 месяца, хотя внедрялись все контуры учета ERP, с достаточно большим перечнем доработок.
2. Полнота используемого функционала: от блоков планирования и бюджетирования до производственных процессов и план-фактного анализа.
3. Использование EDI для электронного документооборота.
4. Внедрение системы на постоянно работающем предприятии, в том числе в части производства работа ведется 24/7.