Описание проекта
Ранее сотрудники «Абди Ибрахим Глобал Фарм» обрабатывали заявки на закупки в Excel и фиксировали кадровые решения на бумаге. С развитием бизнеса возникла необходимость цифровизации процессов. После аналитики рынка компаний-интеграторов, руководство компании остановило свой выбор на международном интеграторе ИТ-решений Первый Бит. Перед Специалистам Первого Бита предстояло разработать корпоративный портал для удобного создания, отслеживания и хранения заявок на закупки, а также управления HR-процессами в едином окне, исключив бумажную волокиту.
Работа над проектом началась с создания портала Битрикс24. Команда Первого Бита Казахстан настроила единый и упрощённый интерфейс для всех сотрудников.
Затем специалисты добавили более 250 человек, присвоили каждому роль с соответствующими правами доступа и выстроили иерархию компании.
Далее была настроена воронка по заявкам на закупки, которая начинается с заполнения заявки и заканчивается её согласованием всеми ответственными лицами.
Также был настроен двусторонний обмен между Битриск24 и 1С:Бухгалтерия для Казахстана в комплекте 1С:Комплексная поставка для Казахстана по части контрагентов. Данный обмен исключает трудозатраты на заполнение контрагентов и позволяет работать с действующей базой клиентов в режиме реального времени.
Заявки на закуп в Битрикс24
- Сотрудники заполняют список «Товарная позиция», указывая, что именно требуется закупить. В одной заявке может быть одно или несколько наименований.
- После заполнения данных сотрудники закрывают задачу, что запускает процесс согласования заявки. Если в «Товарной позиции» не будет сохранено ни одного списка, процесс согласования не начнётся.
- На этапе согласования система формирует документ с указанными товарными позициями, и сделка переходит на следующую стадию. Руководителю инициатора заявки поступает задание на согласование закупки.
- После согласования руководителем заявка направляется в финансовый департамент и затем логистам. Если какой-либо департамент отклоняет заявку, процесс согласования останавливается, и инициатору заявки приходит уведомление с причиной отказа.
- В одной заявке может быть несколько товарных позиций. Каждой позиции присваивается категория и компетентный логист. На этапе согласования логистами заявка разбивается, и специалисты отдела получают только те позиции, за которые они ответственны.
- После согласования логистом заявка переходит в новую воронку: из «заявки на закуп» создаётся сделка в смарт-процессе «Договор».
Согласование договора в CRM
- Логист создаёт карточку договора. В смарт-процессе «Договор» она попадает на первый этап, где сотрудник заполняет необходимые поля.
- После заполнения данных логист закрывает задачу, и процесс переходит на этап согласования. Этот этап аналогичен согласованию заявки на закупку: заявка направляется руководителю, меняется стадия воронки, а затем заявка попадает к юристу, бухгалтеру и финансисту. Если руководитель отклоняет заявку, процесс согласования прерывается, и инициатору заявки приходит уведомление с комментарием отказа.
- После согласования договора формируется лист согласования с указанием даты и ФИО согласующих. Затем юрист получает задание на загрузку подписанного скана договора в реестр.
- После подписания договора логист создаёт карточки «Заявка на оплату» и «Доставка».
Заявки на оплату в Битрикс24
- Логист из воронки «Договора» создаёт карточку заявки на оплату. В смарт-процессе «Заявка на оплату» она попадает на первый этап, где специалист заполняет необходимые поля.
- После заполнения данных логист закрывает задачу, и запускается процесс согласования, аналогичный процессам согласования заявки и договора. Важный нюанс: после подтверждения финансиста система запрашивает сумму заявки. Если она меньше 1 000 000 KZT, заявка успешно завершается; если больше, направляется на контроль генеральному директору.
- После согласования заявка на оплату переходит на стадию «Ожидание оплаты». Если оплата планируется на текущей неделе, финансист переносит заявку на стадию «Оплата на текущей неделе».
- На стадии «Оплата на текущей неделе» происходит выгрузка файла Excel, который затем бухгалтер загружает в 1С. После проведения оплаты по контрагенту, бухгалтер возвращается Битрикс и переносит заявку на стадию «Оплачено».
- Если в заявке указана товарная позиция, логист параллельно создаёт заявку на доставку. Если указана услуга, работы по закупу считаются завершёнными.
Автоматизация процесса доставки в Битрикс24
- Логист создает карточку заявки на доставку из воронки «Договора». В смарт-процессе «Доставка» заявка попадает на первый этап, где логист заполняет необходимые поля.
- После заполнения данных логист вручную переносит заявку на нужную стадию («В пути» или «Доставлен»). Когда товар попадает на стадию «Доставлен», процесс считается завершённым.
- Таким образом, специалисты Первого Бита Казахстан автоматизировали процесс ведения заявок на закупку, включающий задачи от создания заявки до расчетов с поставщиком и контроля доставки. Вся история сохраняется в карточке, и инициатор может отслеживать местоположение заказанного товара.
Согласование отпусков и больничных
Кроме того, специалисты Первого Бита Казахстан оцифровали HR-процессы, создав удобные процедуры согласования отпусков и больничных.
Оба HR-процесса работают схожим образом: инициатор заполняет заявку и отправляет на согласование. Далее:
- заявка на отпуск поступает на согласование руководителю отдела, затем HR-специалисту и начальнику отдела кадров;
- больничный отправляется на ознакомление руководителю, а затем в HR-отдел. По завершении больничного инициатор загружает справку, которая направляется его руководителю и в отдел кадров.
Благодарим Первый Бит Казахстан за помощь в оптимизации ключевых процессов нашей компании. IT-специалисты внедрили корпоративный портал с адаптацией под структуру, а также настроили процессы по управлению закупками и учетом рабочего времени. Теперь наши сотрудники контролируют каждый этап закупки и взаимодействуют с контрагентами и заказчиками быстрее и эффективнее. Больничные и отпуска теперь можно согласовать за пару минут.
Рзаев Ф.Р., генеральный директор ТОО «Абди Ибрахим Глобал Фарм»