Описание проекта
Требовалось настроить установку, согласование и проверки лимитов по статьям ДДС по центрам финансовой ответственности (ЦФО). То есть казначейство организации со сложными маршрутами согласования заявок на расходование денежных средств.
Компанию «Первый Бит» выбрали, потому что она является разработчиком собственной программы для управленческого учета «БИТ.ФИНАНС».
Специалисты компании «Первый Бит» провели демонстрацию решения «БИТ.ФИНАНС.Управеленческий учет», в которой есть возможность настройки многоуровневого согласования платежей, контроля лимитов и автоматического формирования БДДС. Был проведен аудит движения заявки от ее появления до разнесения по статьям БДДС. Определены критичные требования к системе и составлен список настроек и доработок программы.
В результате установки системы «БИТ.ФИНАНС» выделены и настроены ЦФО, статьи ДДС с необходимыми аналитиками, формы бюджета для ввода данных. Данные настройки помогают сформировать БДДС по необходимым аналитикам, а также установить контроль по заявкам на расходование денежных средств в рамках этого бюджета.
Настроены маршруты согласования с оповещением на электронную почту ответственным с учетом ролей пользователей. Предусмотрен ряд условий, при изменении которых маршрут меняется. Каждая заявка на расходование средств имеет статус, пользователи видят состояние документа. В этот момент проверяются лимиты по статьям ДДС онлайн. Больше не нужно сверять с другими пользователями лимиты, чтобы не превысить предстоящим платежом лимит по статье. В случае превышения лимита ответственный указывает в документе оплаты, что платеж идет сверх бюджета и маршрут согласования для таких платежей свой.
Настроили платежный календарь. Этот инструмент показывает общую картину по денежным средствам Компании с учетом планируемых поступлений и списаний.
В типовом рабочем месте «Визирование» пользователь видит и согласовывает необходимые документы: новый бюджет, его корректировки или заявки на расходование ДС. Платежи идут поэтапно по цепочке согласования. Например, если платеж попал на согласование к юридическому отделу, значит бухгалтерия уже подтвердила. Такая система существенно экономит время сотрудников разных подразделений.
В типовом рабочем месте «Казначея» ответственный сотрудник создает реестр платежей по согласованным заявкам, формирует платежные документы.
В «БИТ.ФИНАНС» создан «Сводный отчет по договорам». Он показывает прибыльность каждого доходного договора. Для этого при согласовании заявок на расход, указывается к какому доходному договору относится платеж. Детализация в отчете возможна вплоть до каждого платежа. Можно формировать отчет по БДДС, БДР, по контрагентам, по организации и за период. Отчет показывает на сколько была прибыльна каждой сделки. Для того чтобы этот отчет работал настроили трансляции для сбора факта.
Трансляция – это универсальный механизм, позволяющий по данным бухгалтерского учета получить данные управленческого учета для формирования отчетов БДР и БДДС через сопоставление статей, реквизитов документов и назначение аналитик БИТ по различным условиям.
Специалисты Первого Бита обучили ответственных пользователей, в итоге они могут самостоятельно производить настройки программы и создавать документы для решения необходимых задач.
