Описание проекта
Сотрудники компании работали в самописной системе, которая была установлена отдельно на каждом компьютере для каждого пользователя, ответственного за отдельный участок учета. Все участники учета были никак не связаны в этой программе, поэтому сотрудники передавали друг другу информацию, распечатывая на бумаге. На бумажном носителе данные передавали в другой отдел, который далее анализировал и переносил вручную финальную часть учета. С приходом в компанию нового финансового директора, который предложил автоматизировать весь регламентированный учет, начался поиск решения. И в качестве интегратора для внедрения и автоматизации учета «НПО ЦКТИ» выбрали «Первый Бит» офис ЦКК в Санкт-Петербурге.
Проанализировав ситуацию, специалисты офиса ЦКК из департамента «Финансы» предложили реализовать бухгалтерский и налоговый учет в 1C:ERP, так как одним из требований заказчика было вести раздельный учет по ТЭЦ и НИОКР, а также необходим был учет по гособоронзаказу. Под все эти задачи подходит 1С:ERP.
На этапе обследования аналитики выявили то, что бухгалтерский учет в компании был сформирован не по современным требованиям. Необходимо было:
- обеспечить переход от ведения бухгалтерского учета затратным методом к учету по ПБУ 18/02 с учетом постоянных и временных разниц при переходе в новую систему учета;
- обеспечить выполнение требований законодательства к ведению бухгалтерского и налогового учета, в том числе в сфере теплоснабжения согласно федеральному закону от 27 июля 2010 N 190-ФЗ «О теплоснабжении и энергетики» согласно федеральному закону от 26 марта 2003 №35 ФЗ «Об электроэнергетике» (учет затрат и выручки в разрезе видов отпускаемой энергии);
- обеспечить возможность учета субсидирования стоимости энергии, отпускаемой для конечного клиента государством, включая корректировку выручки по данному направлению;
- обеспечить возможность ведения оперативного и бухгалтерского учета в разрезе проектов (направлений деятельности) в части учета затрат, выручки, задолженности клиентов, в том числе по направлениям ГОЗ;
- обеспечить возможность учета раздельного учета НДС по видам деятельности регулируемым 148, 149, 164 НК РФ;
Для этого заказчик подключал аудиторов, а команда Первого Бита связывалась со специалистами в 1С, чтобы проконсультироваться и решить вопрос по старой учетной политике. Автоматизация учета помогла компании пересмотреть и перейти на актуальную и современную учетную политику. Так как самописная система не была централизованной и каждый сотрудник отвечал за какую-то часть учета, то специалисты Первого Бита провели масштабную работу с начальными данными, так как собирали разрозненные данные от разных сотрудников и грузили остатки.
Еще одной особенностью проекта было то, что сотрудники заказчика ранее не работали в 1С, не было опыта работы в централизованной учетной системе. Поэтому чтобы переход и работа в 1С:ERP была комфортной, специалисты Первого Бита на каждом этапе проводили обучение. Обучили 150 сотрудников, используя бизнес-кейсы, то есть специалисты показывали как в новой системе настраивается определенный процесс, какие подходы заложены, почему именно так настроен данный процесс. Они готовили структуру бизнес-кейса, например, работу с договорами контрагентов, а сотрудники заказчика заполняли данными. Дальше эти данные команда Первого Бита вносила в систему и показывала, как и где эти данные в новой системе находятся. Благодаря такому подходу, а также активной коммуникативной работе руководителя со стороны заказчика, сотрудники «НПО ЦКТИ» вовлекались в новую учетную систему и увидели как работает новая система.
Внедрение учетной системы дало возможность пересмотреть функциональные обязанности сотрудников. Руководитель наделил дополнительными обязанностями экономистов и других сотрудников, которые ранее работали с документами в бумажном формате. Перераспределение функциональных обязанностей помогло разгрузить другие отделы.
