Деятельность бизнеса, особенно крупного, всегда сопровождается большим количеством всевозможной документации. Для ее правильной обработки и нормального функционирования компании требуется использование не только систем бухгалтерского учета или комплексных ERP-решений, но и ECM-систем, которые являются усовершенствованными версиями систем электронного документооборота (СЭД).
Их внедрение позволяет решить сразу несколько задач:
- Удовлетворение «бюрократических» нужд
- «Разгрузка» персонала путем уменьшения трудозатрат
- Предотвращение дублирования данных
- Предотвращение ошибок при вводе данных
Несмотря на все плюсы такого решения, оно сопряжено с интеграцией ERP и ECM-систем. В этой статье мы расскажем, как выполнить эту задачу, рассмотрев в качестве примера системное решение 1С:Документооборот 8.
Ключевые задачи и требования к интеграции
- Непрерывный поток обмена между целевыми системами
- Актуальные сведения по ключевым объектам систем в процессе обмена
- Сопоставление данных с целью их дедубликации
- Унифицированные АРМ для наиболее эффективной работы
- Работа с данными в «одном окне» без перехода из системы в систему
- Автоматизация обмена данными между ключевыми системами предприятия
- Построение территориально распределенных, взаимосвязанных между собой систем
Основные трудности при интеграции
- Корректная настройка правил интеграции (обмена)
- Закрытые контуры предприятий и повышенный уровень политики безопасности
- Расхождения в составе данных обмениваемых объектов нетиповых конфигураций
- Доработка передачи ключевых реквизитов связанных объектов
- Взаимодействие со сторонними вендорами
Способы интеграции 1С:Документооборот: преимущества и недостатки
|
|
Обмен данными |
Бесшовная интеграция |
|
Преимущества |
Передача сведений о справочниках и документах между 1С:ДО и интегрируемым решением |
Передача сведений о справочниках и документах между 1С:ДО и интегрируемым решением |
|
Различные технологии настройки обмена: папка на диске, эл. почта, FTP, COM-соединение или веб-сервис |
Взаимодействие с 1С:ДО происходит через опубликованный веб-сервис по факту выполнения операций в интегрируемом решении |
|
|
|
Данные объектов отображаются «на лету», выполнение операций отражается в реальном времени |
|
|
|
||
|
Недостатки |
Отсутствует мгновенный отклик: |
Обновление реквизитов при изменении связанных объектов может быть с задержкой |
|
Некоторые технологии менее производительны и морально устарели в настоящее время |
|
|
Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот
«1С:Документооборот 8» отлично интегрируется с 14 типовыми конфигурациями:
- 1С:Бухгалтерия 8
- 1С:Управление торговлей 8
- 1С:Управление нашей фирмой
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
- 1С:Комплексная автоматизация 2
- 1С:Управление производственным предприятием 8
- 1С:ERP Управление предприятием 2
- 1С:Управление холдингом 8
- 1С:ERP. Управление холдингом
Возможности бесшовной интеграции
«1С:Документооборот 8» является частью системы «1С:Предприятие 8» и может использовать следующие механизмы интеграции:
- WEB-сервисы
- RESTful API
- HTTP
- COM
- Внешние источники данных
- XML
- Электронная почта
- FTP
- Обмен данными
Есть и готовые инструменты интеграции, среди которых загрузка файлов, готовые план обмена, ЭДО и другие.
Вышеперечисленные технологии и инструменты оказывают помощь в решении широкого спектра интеграционных задач. Например, бесшовная интеграция различных ИС с 1С:Документооборот 8 или автоматическая синхронизация данных любого типа.
Бесшовная интеграция обеспечивает эргономичность работы систем. Пользователь чувствует, что экосистема 1С заботится об удобстве его работы.
Анна Перепелицына, Руководитель отдела внедрения, Москва, Центральный офис
Бесшовная интеграция 1С:Документооборота 8 позволяет пользователям выполнять действия из интерфейса другого системного решения. Например, при интеграции с 1С:ERP пользователь сможет:
- Создавать документы в 1С:ДО на основании данных ERP
- Создавать документы и элементы справочников ERP на основании данных 1С:ДО
- Устанавливать связи между документами, автоматически обновлять реквизиты связанных объектов 1С:ДО и ERP
- Запускать бизнес-процессы по документам и справочникам из ERP
- Использовать 1С:ДО в качестве файлового хранилища
- Заполнять товары, услуги, статьи ДДС в карточках документов 1C:ДО
- Управлять статусами документов ERP в процессе согласования
- Оперативно регистрировать документы
Выполнив бесшовную интеграцию, вы сможете:
- Использовать данные из других ИС при создании документов в «1С:Документооборот» с установкой связи между ними и обновлением реквизитов для сохранения актуальности
- Осуществлять запуск бизнес-процессов, опираясь на документы и справочники информационных систем
Интеграция 1С:Документооборот на примере 1С:ERP Управление предприятием 2
Бесшовная интеграция 1С:Документооборот основывается на веб-сервисе данного решения. Он встроен в систему и поставляется вместе с ним. Для работы с этим сервисом не потребуется помощь профессионального программиста. Опубликовать его можно на любом бесплатном веб-сервере (например, Apatch или Microsoft IIS).
В процессе работы пользователь никак не замечает существования веб-сервера. И это неудивительно, ведь он, по сути, – технологическая платформа для бесшовной интеграции.
«Библиотека интеграции» (в нашем случае, интегрируемая конфигурация - 1С:ERP) дает пользователю нужные ему объекты. В 1С:Документооборот ему видны задачи и перечень бизнес-процессов, которые доступны к запуску. Все это является частью «1С:ERPУправление предприятием». Взаимодействия пользователя с библиотекой интеграций осуществляется внутри 1С:ERP.
Некоторые функции бесшовной интеграции работают без настроек и формирования объектов в ДО. К таким относится работа со списком задач в «1С:ERP Управление предприятием». На вашем рабочем интерфейсе 1С:ERP отображается тот же список задач, что и в ДО.
Еще одна функция с простой интеграцией – 1С:Документооборот как файловое хранилище. Пользователь просто создает в базе 1С:Документооборот отдельную папку и загружает туда отсканированные договоры из 1С:ERP. Для хранения такой документации не нужно создавать какие-либо дополнительные сущности.
У бесшовной интеграции есть и более интересные возможности. Например, создание дополнительного соглашения к договору из 1С:ERP с последующей его отправкой коллегам или контрагентам. Но для их реализации потребуется создание связанных объектов.
Вебинар «Интеграция 1С:Документооборот с ERP»
Пример использования 1С:Документооборот для синхронизации со справочником Контрагенты
В 1С:Документооборот не предусмотрена возможность автоматического создания контрагентов в 1С:ERP Управление предприятием 2, но можно сделать это вручную.
Для начала необходимо зайти в базу 1С:Документооборота и создать контрагента (назовем его ООО «Новый»). Затем зайти в карточку и отправить на исполнение.
После этого необходимо открыть начальную страницу 1С:ERP Управление предприятием. Там запустить команду «Обновить» и выбрать появившегося контрагента. В карточке контрагента появится гиперссылка. Это говорит о том, что нам нужно связать ООО «Нового» между ДО и 1С:ERP ручным способом. Сделать это крайне просто - введите ИНН контрагента и закройте карточку. Вновь зайдите в нее и убедитесь, что гиперссылка исчезла. Готово! Наш контрагент в базе 1С:ERP.
Этапы бесшовной интеграции с 1С:Документооборот
- Публикация веб-сервиса Документооборота (DMService)
- Публикация веб сервиса интегрированной системы (DMILService)
- Настройка правил интеграции (сопоставление видов документов)
- Настройка универсального обмена для сопоставления НСИ
- Настройка подключения между ДО 3.0 и интегрируемой системой
- Написание правил интеграции на встроенном языке для объектов, по которым планируется бесшовная интеграция
