Деятельность процессов по бюджетированию направлена на оптимизацию расходов и увеличение прибыли. В любой деятельности бюджетирование является важной частью финансовой управленческой деятельности. Главная его задача заключается в согласованности работ по бюджетам организации.
Автоматизация бюджетирования значительно облегчит эти процессы. Осуществляется этот процесс с помощью специальных программ и в последствии облегчают планирование и управление бизнесом.
В результате автоматизации автоматизированная система бюджетирования (АСБ) позволит вам консолидировать все бюджеты компании в одном месте. Кроме бюджетов программные продукты содержат функционал для проведения операций с большим объемом информации, для одновременной работы нескольких сотрудников и для передачи данных их одного блока учета в другой.
Ведение бюджетирования компании
Самым распространенным способом ведения бюджетов безусловно можно назвать Microsoft Excel. Его функционал прост, понятен и вполне способен автоматизировать часть процессов по бюджетированию. Программа позволяет заводить бухгалтерские проводки, получать расчеты, строить прогнозы. Одним из преимуществ можно назвать возможность вводить данные напрямую из текстовых файлов или других информационных систем, которые применяются на предприятии.
Но при большом количестве достоинств Microsoft Excel имеет и ряд минусов в своей работе:
- Программа позволяет работать с одним файлом лишь одному сотруднику.
- Для каждого вида бюджета требуется создавать новый файл. Это часто приводит к путанице или перегрузке серверов.
- Человеческий фактор приводит к большому количеству ошибок и несоответствий, т.к. все данные приходится вносить вручную.
- Отсутствует защитная функция от исправлений ошибок. Исправить документ может любой пользователь.
- Низкая производительность не позволяет работать с большим массивом данных.
Главными преимуществами этого решения остается ее удобство и невысокая стоимость. Поэтому Microsoft Excel так популярен. Для маленьких организаций это вполне подходящий инструмент для работы с бюджетированием. Но более крупным компаниям она не подойдет. Для выполнения сложных и многочисленных задач потребуется специализированная программа.
Далее мы разберемся, в какой момент пора задуматься об автоматизации бюджетировании и перейти на более сложную систему. Причин для внедрения автоматизированной системы множество, но мы рассмотрим некоторые из них:
- Прибыль компании становится меньше запланированной, при этом выручка остается на том же уровне. Автоматизация бюджетирования позволит отслеживать факторы, влияющие на прибыль.
- Кассовые разрывы возникают все чаще. Благодаря комплексному планированию ресурсов предприятия и системе прогнозных отчетов, руководитель заранее будет знать, где может возникнуть кассовый разрыв и куда нужно приложить усилия, чтобы его избежать.
- Возникают сложности при переформатировании отчетов из информационных систем в управленский вид. После автоматизации вы сможете получать данные в любом разрезе, какой будет вам удобен.
- Нет понимание об эффективности работы. Вы не знаете, что лучше: планомерно развиваться или привлечь заемный капитал для агрессивного расширения. Расчет БДР в нескольких сценариях позволяет понять, как эффективнее использовать капитал. Система коэффициентов ROA и ROE позволит прозрачно управлять объемами привлекаемых заемных средств.
- Большое количество остатков на складах замораживают крупные финансовые ресурсы. Расчет бюджетов позволяет учитывать сезонность. Это позволит снизить запасы, оставляя их на достаточно необходимом уровне. Таким образом финансовые ресурсы освободятся.
- Не хватает данных для принятия решений по отсрочке для покупателей или поставщиков. Расчет БДР в разных сценариях рассрочек с учетом стоимости привлечённых средств для покрытия рассрочки покупателям позволит оценить эффективность использования дебиторской и кредиторской задолженности
Как происходит автоматизация бюджетирования?
В среднем процесс автоматизации процессов по бюджетированию занимает около трех месяцев и делится на несколько этапов. Рассмотрим их по порядку.
Этап 1. Аудит текущих бизнес-процессов
Проводится с целью получения полного отчета с предложениями по улучшению системы бюджетирования. Это позволяет выявить узкие места в текущей деятельности и продемонстрирует возможности, которые получит предприятие в результате автоматизации.
Этап 2. Согласование предложений
На этом этапе производится презентация результатов первого этапа и согласовываются все предложенные варианты для дальнейшего развития будущей модели бюджетирования в рамках функционала выбранной информационной системы.
Этап 3. Разработка плана автоматизации и подготовка альбома бюджетных форм
По прошествии двух первых этапов создается план перехода на новую модель бюджетирования с описанием результатов, которые получит предприятие по итогам каждого этапа автоматизации.
Этап 4. Настройка бюджетов и контрольных форм в информационной системе
Разработанные на предыдущем этапе показатели для контроля план-факта деятельности предприятия разработаны оформляются в виде экранных форм в системе.
Этап 5. Настройка бюджетного процесса и обучение пользователей
В завершении производится настройка механизма ввода бюджетов, контроля бюджетного процесса и получения необходимой информации. После чего можно обучать пользователей работе с новой бюджетной системой.
Автоматизация бюджетирования с помощью БИТ.Финанс
Выбор программного обеспечения – важный этап на пути к автоматизации бюджетирования. При выборе важно учесть огромное количество факторов. В первую очередь вы должны понимать, что ваш коллектив готов к нововведениям. Необходимо донести до сотрудников, что информационная система – это инструмент, которое поможет облегчить работу и разгрузить его.
Руководитель в конечном итоге должен иметь четкое понимание, достаточно ли для компании установленной комплексной системы автоматизации, или необходимо внедрять также отдельные ее модули, обязательно встанет перед руководителем.
Прежде чем начать выбирать систему бюджетированию нужно убедиться, что компания прошла этап проектирования. Это значит, что вам должно быть известно точно, что конкретно должна в себя включать данная программа. Если деятельность компании не является стандартной, она подвижна и может менять направления, то и автоматизация бюджетирования должна строиться на основании такой же гибкой и модифицированной программы. Значит, встает выбор перед специализированной программой для бюджетирования и комплексным программным обеспечением.
Основные критерии, которым должна отвечать программа для автоматизации бюджетирования:
- формирование любых видов бюджета в короткие сроки;
- создание общей системы платежей в компаниях, имеющих сложную структуру;
- постоянный план-фактный анализ деятельности компании;
- автоматическое контролирование всех расходов и платежей компании, с учетом лимитирования;
- контроль над сроками исполнения документов, а также за правильностью их согласования и подписания.
Далее мы более подробно рассмотрим автоматизацию бюджетирования на примере информационной системы БИТ.Финанс.
Информационная система БИТ.Финанс разработана для работы с бюджетированием. Программа позволяет финансовое положение компании, повышает обоснованность принимаемых решений, и в конечном итоге влияет на успех Вашего Бизнеса.
Возможности БИТ.Финанс:
- Настройка бюджетных моделей
- Бюджетное планирование
- Планирование зависимых статей оборотов
- Распределение бюджета
- Планирование и контроль затрат
- Ведение бюджетирование в разрезе организаций
- Формирование произвольных отчетов
Что дает автоматизация бюджетирования с БИТ.Финанс?
Формирует сценарии планирования, прогнозирования (финансового состояния, ресурсов, доходов и затрат)
В системе БИТ.Финанс для формирования разных вариантов бюджетов используется справочник «Сценарии бюджетирования». Он позволяет хранить в системе бюджеты с разной периодичностью планирования, а также несколько версий одного и того же бюджета на один период (оптимистический, пессимистический и т.п.)
Формирует мультивалютные бюджеты
Подсистема «Бюджетирование» в БИТ.Финанс отражает все операции в четырех валютах:
- валюте регламентированного учета;
- валюте управленческого учета;
- валюте сценария;
- валюте документа (валюте операции).
В отчетах можно выводить валюту, в которой вносились данные и сумму в валюте документа. Это позволяет формировать мультивалютные бюджеты, выбирая в каждом документе свою валюту ввода плановых данных. При использовании прогнозных курсов сценария в документе происходит пересчет в валюту регламентированного учета и другие используемые валюты согласно прогнозным курсам.
Формирование корректировки и актуализация бюджета
Документы «Корректировка бюджета» и «Актуализация бюджета» позволяют внести изменения, с целью исправления ошибки и с целью актуализации после получения фактических данных.
БИТ.Финанс позволяет вести гибкую аналитическую отчетность
Гибкие, наглядные отчеты позволяют анализировать данные во всех имеющихся разрезах с детализацией сведений до уровня первичной документации. В отчетах можно произвольно группировать строки и колонки, менять настройки в пользовательском режиме, расшифровывать данные по любой аналитике, реквизитам справочников, регистратору, произвольные отборы и сортировка.
Какие задачи выполняет БИТ.Финанс?
С помощью информационной системы БИТ.Финанс организация сможет решать следующие задачи:
- формирование всех видов бюджетов: функциональных, операционных, вспомогательных, мастер-бюджетов;
- планирование по бизнес-драйверам;
- планирование от достигнутого;
- многосценарное планирование;
- использование до 17 аналитических разрезов;
- распределение ответственности за финансовые показатели;
- контроль и управление процессом подготовки бюджетов и управленческой отчетности;
- инструменты для сопоставления аналитик регламентированного и управленческого учета;
- инструменты для оперативного сбора фактических данных;
- инструменты для загрузки данных из внешних систем;
- подготовка данных для оценки эффективности деятельности ЦФО различных уровней.
В системе реализован механизм бизнес-процессов, который позволяет «переложить» на информационную систему регламент бюджетирования любой компании или холдинга — от ввода плановых данных до формирования консолидированной отчетности.
Плюсы внедрения автоматизации бюджетирования
Практически каждая информационная система автоматизации бюджетирования легко интегрируется с другими системами для ведения учета в вашей организации. Автоматизация бюджетирования не требует изменения кода программы – это безусловно облегчает и ускоряет процесс ее внедрения.
Процесс автоматизации управленческого учета и бюджетирования осуществляется путем гибких настроек системы. В этом случае автоматизация системы бюджетирования на предприятии позволяет вам получить модель бюджетного управления, ориентированную именно на ваш бизнес. Такая автоматизация бюджетирования проводится в соответствии с потребностями именно вашей компании.
Благодаря грамотно настроенной схеме вы легко сможете:
- Собирать и анализировать данные мастер-бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ) предприятий;
- Получать фактические данных по бюджетам;
- Повысить качество контроля за исполнением бюджетов;
- Формировать отчетность, необходимую для анализа и принятия управленческих решений;
- Интегрировать подразделения в общую информационную модель в качестве участников;
- Снизить трудоемкость и сроков.
Преимущества автоматизированной системы бюджетирования:
- Гибкость и умение учитывать большое количество данных.
- Наглядная отчетность. Любую цифру можно детализировать до конкретных накладных и платежек.
- Удобная настройка под специфику конкретного бизнеса.
- Простой импорт данных из учетных систем.
- Штат опытных консультантов, способных помочь построить управленческий учет.
- Наличие готовых «кейсов» по постановке управленческого учета в Вашей отрасли.
Результаты внедрения бюджетирования
Чтобы оценить, насколько эффективно прошло внедрение автоматизированной системы нужно создать модель бюджета на основании данных, которые использовались для создания бюджета традиционными методами (до внедрения). Составляя модель бюджета в программе, вы сможете оценить все ее преимущества, в сравнении с тем, как вы делали это вручную.
Выявление в результате сравнения двух бюджетов точных соответствий данных, а также расхождений в пользу использования автоматизированной системы повышают доверие к бюджетным данным, полученных автоматизированным способом и делают переход к автоматизированной модели бюджета безболезненным для специалистов всех управленческих уровней.
Стоит отметить, среди прочих преимуществ информационная система БИТ.Финанс имеет уникальную возможность интеграции с мессенджером Telegram. Эта функция анонсирована разработчиками не так давно, но уже успела зарекомендовать себя как удобную и полезную фишку. Вся актуальная информация по компании теперь доступна из любой точки планеты.
Реализацию взаимодействия БИТ.Финанс с ботами Telegram можно разделить на несколько категорий:
- Отправка оповещений из системы в Telegram, без обратной связи;
- Получение данных из системы в боте Telegram по запросу пользователя;
- Визирование из бота Telegram;
- Оповещения в Telegram по доступным визам без настройки подсистемы "Оповещения".
