Перед началов настройки 1С Документооборот мы проводим обследование процессов на предприятии в части документооборота:
Для определения ролей каждого пользователя в 1С:Документооборот и построения маршрутов согласования документов необходимо нарисовать структуру организации. Схема может быть нарисована «от руки» или в любом графическом редакторе в формате иерархической диаграммы. Главное - показать состав, подчиненность и связи структурных единиц, чтобы определить основных участников процессов в 1С Документооборот, чтобы настроить шаблоны процессов.
Определяем виды документов, с которыми работают в вашей компании. У каждого подразделения они свои. Они могут быть внутренними, входящими и исходящими. Составляем общий список для каждого подразделения и типовой формат каждого документа, который включает необходимые данные, например, адрес контрагента. Это поможет создать шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод и человеческий фактор, значительно сократив количество ошибок Настройка 1С:Документооборот по вашим готовым шаблонам документов позволит сотрудникам вносить в документы только изменяемую часть. Например, в коммерческом предложении менеджер изменяет только реквизиты клиента, а сам текст и структура документа идет без изменений и проверять и согласовывать каждый раз документ для каждого клиента не требуется.
После того, как мы определили организационную структуру вашей компании и типы документов, с которыми работают ваши подразделения, определяем определяем кто и какие действия может делать с теми или иными документами. Другими словам, определяем маршрут движения и согласования документов (например, согласование договоров). Прописываем кто создает тот или иной документ, кто редактирует, кто согласовывает, кто подписывает, а кто может только читать документы, без возможности редактирования. Например, маршруты - поручение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, обработка входящих и исходящих документов, комплексные процессы. Благодаря верно настроенным маршрутам документов у каждого сотрудника будет формироваться соответствующая задача автоматически. В списке документов будет видно на каком этапе тот или иной документов.
Для того, чтобы 1С:Документооборот работал по бизнес-процессам вашей компании важно распределить права доступа к документам и к возможностям для каждого сотрудника. Например, юрист должен создавать и редактировать договора, руководитель редактировать и согласовывать. Генеральный директор подписывать. А менеджер по продажам только читать итоговый документ.
Когда основные настройки завершены проводим тестирование процессов в 1С:Документооборот. Для
этого обычно проводится два вида тестирования: ручное и нагрузочное.
Ручное тестирование включает в себя подключение в 1С:Документооборот от разных пользователей
и проведение документов по маршрутам. Данное тестирование может занимать несколько дней и
зависит от количество ролей пользователей, документов и маршрутов документов. Важно
проверить и автоматические переходы документов в зависимости от сроков указанных в маршрутах
документов.
Нагрузочное тестирование обычно проводится для средних и крупных предприятий, чтобы
проверить не только корректность, но и скорость работы 1С:Документооборот. Нагрузочное
тестирование настраивается и запускается в конфигураторе. Это тестирование проходит
автоматически и выявляет все ошибки при работе с базой.
Разработанная на платформе 1С, современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким функционалом программа ”1С:Документооборот” имеет несколько версий.
Решение позволяет управлять деловыми процессами и эффективно организовывать совместную работу сотрудников, обеспечить контроль исполнения задач и регламентировать управленческую деятельность.
12.09.2023
Время прочтения:~ 5 мин.
08.05.2023
Время прочтения:~ 8 мин.
Автоматизируем учет и бизнес-процессы
Получить коммерческое предложение